Dokumentenmanagement


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Suchen Sie noch oder finden Sie schon?

Brauchen Sie viel Zeit zum Suchen Ihrer Dokumente? Müssen Sie den am Telefon wartenden Kunden erneut vertrösten, da das benötigte Dokument nicht auffindbar ist? Ihr Steuerprüfer möchte Einsicht in einen Beleg, doch leider ist dieser verschollen? Das zeitaufwendige Suchen nach Dokumenten schlägt auf die Produktivität, die Servicequalität und die Motivation Ihrer Mitarbeiter. Wie kann man dagegen vorgehen?

Dokumentenmanagementsystem / Archiv

Das Dokumentenmanagementsystem PROXESS kann direkt aus eNVenta ERP angesteuert werden. Einmal eingescannt haben Sie Zugriff auf sämtliche Dokumente von überall her. So müssen Sie Ihren Kunden nicht mehr am Telefon vertrösten und der Steuerprüfer findet die benötigten Belege auch ohne Sie. Die Volltextsuche unterstützt Sie bei diesem Unterfangen. Frei definierbare intelligente Dokumentenworkflows optimieren dabei den Dokumentenfluss.

Effiziente Rechnungsverarbeitung

Mit dem Modul PROXESS Xtract können eingehende Rechnungen direkt gescannt werden. Erkannte Kopf- und Fußdaten werden mit den ERP-Daten abgeglichen und anschließend zur Weiterverarbeitung an die Auftragsbearbeitung übergeben. Erweiterungen erlauben sogar die positionsbezogene Belegerkennung, eine Funktion, die Sie optimal beim Verarbeiten von umfangreichen Lieferanten-Sammelrechnungen unterstützt.

Funktionsüberblick integriertes Dokumentenmanagement:

  • Rechtkonforme Archivierung aller Dokumente (GoBD)
  • Integration aller Dokumentenarten (Papier, E-Mail, Digitalfotos, Office,- sowie ERP-Dokumente und PDF)
  • Ausgereifte ERP-Integration – vom Auftrag bis zur Rechnung
  • Schnelle Anzeige der Dokumente direkt aus Warenwirtschaftssystem
  • Serverbasierte und individuelle Archivierung von E-Mails
  • Automatische Belegerkennung und Eingangsrechnungsbearbeitung
  • Digitaler Workflow zur Freigabe von Rechnungen
  • Dokumentbearbeitung mit Versionsverwaltung
  • Drucken, Wiedervorlage und E-Mail-Versand von Dokumenten

 

Vorteile der Lösung:

  • Schnellere Auftragsbearbeitung
  • Rechtssichere Archivierung nach GoBD
  • Höhere Informationstransparenz im Unternehmen
  • Perfekt für den standortübergreifenden Einsatz
  • Besserer Kundenservice durch schnellere Reaktionszeiten
  • Durchgängiger digitaler Prozess von der Erfassung bis Buchung
  • Entlastung von Standardaufgaben bei der Dokumenterfassung und -bearbeitung
  • Weniger Fehler beim Erfassen von Dokumenten
  • Motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Wegfall von Papierbergen
  • Erheblich weniger Ablagekosten
  • Keine Neben- und Abteilungsarchive notwendig