Archivmappe erstellen – eNVenta ERP

Heute zeigen wir Ihnen, wie wir einen Referenz-Link oder die Archivmappe in eNVenta befüllen.

Das heißt, wir sind hier in dem Fall jetzt in einem bestehenden Auftrag für den Kunden, welcher Ware bei uns bestellt hat. Die E-Mail oder die Bestellung vom Kunden kam per Fax zu uns. Wir erhalten wie gewohnt die Faxe als PDF auf unseren Outlook Account. Wir erfassen ganz normal in eNVenta den Auftrag oder das Angebot, je nachdem was es ist. Wir gehen in unser Outlook, wo wir das PDF als E-Mail liegen haben von unserem Kunden. Wir wählen das PDF einfach aus und ziehen es von Outlook per Drag-and-Drop in die Maske ins eNVenta.

In dem Fall öffnet sich dann hier die Archivmappe. Diese können wir auch noch umbenennen und gehen mit der Maus einfach darauf und schreiben z.b. ‚Kundenbestellung‘ hin.  Nun wollen wir das Ganze speichern. Dies geht mit dem Haken oder gegebenenfalls mit der Tastenkombination F3. Nach dem erneuten Abspeichern des Beleges wird hier oben das Archivmappen Piktogramm rot aufgeführt, was vorher schwarz war. Daran sehen wir, dass wir in diesem Beleg und in diesem Auftrag in der Archivmappe ein Dokument liegen haben. Einmal draufklicken auf das Symbol und schon sehen wir hier das Fax bzw. die Kundenbestellung. Per Doppelklick auf den Beleg öffnet sich im Hintergrund das PDF und die Bestellung vom Kunden ist sofort ersichtlich.

Bei Zukauf Artikeln z.B.  bekommen wir von unserem Lieferanten zusätzlich eine Freigabe Skizze. Auch die können und sollten wir ganz normal per Drag-and-Drop in die Archivmappe einfügen. Dies ist jetzt z.B. die Lieferanten-Auftragsnummer und wir können diese hier auch umbenennen in z.B. ‚Freigabe / Skizze‘. Wir speichern das ganze ab und wir können auf diese Art und Weise beliebig viele PDFs in die Archivmappe einfügen.

Jetzt verfügen wir weiterhin über die Möglichkeit Referenz-Links zu hinterlegen. Wir haben jetzt in der Archivmappe zwei Datensätze: der aktuelle mit der Freigabe Skizze und das andere war die Kundenbestellung von vorher. Wir wählen jetzt die Freigabe-Skizze aus und wollen dieses PDF als Referenz Link hinterlegen. Das bedeutet, wir können zukünftig den Referenz-Link per E-Mail mit versenden. Das ist eine Klasse Funktion! Wir klicken auf den Doppelpfeil. Wir müssen hier noch eine Link-Typ-Version vergeben – in dem Fall ‚Skizze Zeichnung‘ – und speichern dies nun ab. Wenn wir dem Kunden die Auftragsbestätigung zukommen lassen wollen, dann gehen wir ganz normal wie gehabt auf das Drucksymbol. Wählen eine Auftragsbestätigung aus und gehen per E-Mail auf das Drucksymbol. Wir wählen hier unsere Vorlage, in dem Fall die Auftragsbestätigung aus. Nun öffnet sich das E-Mail Fenster zum Versenden bereit mit der Auftragsbestätigung im Anhang, sowie mit der Freigabe-Skizze, welche wie eben gerade als Referenz-Link hinterlegt haben. Passt das alles, dann klicken wir auf ‚Senden‘ und der Vorgang ist für uns abgeschlossen.

Vielen Dank an unseren Kunden Edgar Borrmann GmbH & Co. KG aus 35463 Fernwald für die Bereitstellung seiner Schulungsvideos.