Dokumenten-Management

Suchen Sie noch oder finden Sie schon?

Brauchen Sie viel Zeit zum Suchen Ihrer Dokumente? 

Müssen Sie den am Telefon wartenden Kunden erneut vertrösten, da das benötigte Dokument nicht auffindbar ist? 

Ihr Steuerprüfer möchte Einsicht in einen Beleg, doch leider ist dieser verschollen? 

Das zeitaufwendige Suchen nach Dokumenten schlägt auf die Produktivität, die Servicequalität und die Motivation Ihrer Mitarbeiter

Wie kann man dagegen vorgehen? Mit strukturiertem Dokumentenmanagement!

enventa ERP dokumentenmanagement

Wieso Dokumentenmanagementsystem / DMS / Archiv?

Als Dokumentenmanagementsystem (DMS) bezeichnet man die datenbankgestützte Verwaltung sämtlicher Schriftstücke, die ein Unternehmen erzeugt. Moderne ERP-Lösungen verfügen in der Regel über eine integrierte Dokumentenverwaltung. Sie ermöglicht eine übersichtliche und effiziente Organisation und Strukturierung großer Datenmengen nach den Unternehmensrichtlinien sowie den direkten Zugriff auf benötigte Dokumente.

Gerade der letzten Punkt, das schnelle Suchen und Finden – also der direkte Zugriff auf die Dokumente, erspart auf Dauer Unmengen an Lauferei und Zeit, so dass sich ein DMS aufgrund dessen schon schnell amortisiert.

Aufgabe des Dokumentenmanagements

Unternehmen erstellen und erhalten mit der Zeit eine Vielzahl an verschiedenen Dokumenten. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen und BelegeSchriftverkehr und Vertragsunterlagen. Sie können elektronisch oder in Papierform vorliegen. 

Die Aufgabe des Dokumentenmanagements ist es, sie zu erfassenorganisieren und archivieren sowie die Unterlagen den verschiedenen Bereichen des Unternehmens zur Verfügung zu stellen. Handelt es sich um Papierdokumente, werden sie gescannt und als digitale Version bereitgestellt.

ERP-System mit integrierter Dokumentenverwaltung

Ein ERP-System verbindet sämtliche Bereiche eines Unternehmens miteinander. Es ermöglicht somit die Unternehmensführung mit einem integriertem Managementsystem (IMS). Dies gilt auch für alle relevanten Dokumente. Das ERP-System ordnet eingehende Dokumente dem jeweiligen Auftrag, Kunden und Projekt zu und indiziert Unterlagen, die im Unternehmen erzeugt werden, automatisch. Sie werden nach bestimmten Kriterien organisiert und lassen sich anhand der Verschlagwortung im Ablagesystem schnell und einfach recherchieren.
Die Anwender erhalten jederzeit Auskunft über den gesamten Schriftverkehr, Anforderungsprofile, E-Mails und Projektpläne im Kontext entsprechender Geschäftsvorfälle. 

Hier spielt auch die Anwenderfreundlichkeit eine wichtige Rolle. Im Idealfall verfügt die Software über eine Drag & Drop Funktion, sodass die Dateien bequem vom Desktop in die Anwendung gezogen werden können. ERP-Lösungen ermöglichen darüber hinaus die revisionssichere Archivierung der Dokumente.

Auf diese Weise werden die gesetzlichen Vorgaben der Aufbewahrungspflicht erfüllt. Es ist keine zusätzliche Papierablage notwendig. ERP-Systeme mit einer Dokumentenverwaltung gewährleisten somit ein effizientes Dokumentenmanagement und den reibungslosen Ablauf aller Prozesse, die damit verknüpft sind.

Proxess Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Das Dokumentenmanagement-System (DMS) PROXESS DMS kann direkt aus eNVenta ERP angesteuert werden. Einmal eingescannt haben Sie Zugriff auf sämtliche Dokumente von überall her. So müssen Sie Ihren Kunden nicht mehr am Telefon vertrösten und der Steuerprüfer findet die benötigten Belege auch ohne Sie. Die Volltextsuche unterstützt Sie bei diesem Unterfangen. Frei definierbare intelligente Dokumentenworkflows optimieren dabei den Dokumentenfluss.

Effiziente Rechnungsverarbeitung mit Dokumentenmanagement

Mit dem Modul PROXESS Xtract können eingehende Rechnungen direkt gescannt werden. Erkannte Kopf- und Fußdaten werden mit den ERP-Daten abgeglichen und anschließend zur Weiterverarbeitung an die Auftragsbearbeitung übergeben. Erweiterungen erlauben sogar die positionsbezogene Belegerkennungeine Funktion, welche Sie optimal beim Verarbeiten von umfangreichen Lieferanten-Sammelrechnungen unterstützt.

Funktionsüberblick integriertes DMS

eNVenta ERP Nissen und Velten ERP Novum Proxess 5
YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Funktionen im Detail:

Vorteile der Dokumentenmanagement Lösung:

Neugierig geworden?

Melden Sie sich gerne jederzeit bei uns und wir schauen gemeinsam, welche Lösung für SIE SINN MACHT und Ihr Unternehmen vorranbringt.
eNVenta ERP Nissen und Velten ERP Novum Dominik-Denny-ERP-Novum-200x200
Dominik Denny
Vertrieb & Marketing