Dokumenten-Management
Suchen Sie noch oder finden Sie schon?
Brauchen Sie viel Zeit zum Suchen Ihrer Dokumente?
Müssen Sie den am Telefon wartenden Kunden erneut vertrösten, da das benötigte Dokument nicht auffindbar ist?
Ihr Steuerprüfer möchte Einsicht in einen Beleg, doch leider ist dieser verschollen?
Das zeitaufwendige Suchen nach Dokumenten schlägt auf die Produktivität, die Servicequalität und die Motivation Ihrer Mitarbeiter.
Wie kann man dagegen vorgehen? Mit strukturiertem Dokumentenmanagement!
Wieso Dokumentenmanagementsystem / DMS / Archiv?
Als Dokumentenmanagementsystem (DMS) bezeichnet man die datenbankgestützte Verwaltung sämtlicher Schriftstücke, die ein Unternehmen erzeugt. Moderne ERP-Lösungen verfügen in der Regel über eine integrierte Dokumentenverwaltung. Sie ermöglicht eine übersichtliche und effiziente Organisation und Strukturierung großer Datenmengen nach den Unternehmensrichtlinien sowie den direkten Zugriff auf benötigte Dokumente.
Gerade der letzten Punkt, das schnelle Suchen und Finden – also der direkte Zugriff auf die Dokumente, erspart auf Dauer Unmengen an Lauferei und Zeit, so dass sich ein DMS aufgrund dessen schon schnell amortisiert.
Aufgabe des Dokumentenmanagements
Unternehmen erstellen und erhalten mit der Zeit eine Vielzahl an verschiedenen Dokumenten. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen und Belege, Schriftverkehr und Vertragsunterlagen. Sie können elektronisch oder in Papierform vorliegen.
Die Aufgabe des Dokumentenmanagements ist es, sie zu erfassen, organisieren und archivieren sowie die Unterlagen den verschiedenen Bereichen des Unternehmens zur Verfügung zu stellen. Handelt es sich um Papierdokumente, werden sie gescannt und als digitale Version bereitgestellt.
ERP-System mit integrierter Dokumentenverwaltung
Ein ERP-System verbindet sämtliche Bereiche eines Unternehmens miteinander. Es ermöglicht somit die Unternehmensführung mit einem integriertem Managementsystem (IMS). Dies gilt auch für alle relevanten Dokumente. Das ERP-System ordnet eingehende Dokumente dem jeweiligen Auftrag, Kunden und Projekt zu und indiziert Unterlagen, die im Unternehmen erzeugt werden, automatisch. Sie werden nach bestimmten Kriterien organisiert und lassen sich anhand der Verschlagwortung im Ablagesystem schnell und einfach recherchieren.
Die Anwender erhalten jederzeit Auskunft über den gesamten Schriftverkehr, Anforderungsprofile, E-Mails und Projektpläne im Kontext entsprechender Geschäftsvorfälle.
Hier spielt auch die Anwenderfreundlichkeit eine wichtige Rolle. Im Idealfall verfügt die Software über eine Drag & Drop Funktion, sodass die Dateien bequem vom Desktop in die Anwendung gezogen werden können. ERP-Lösungen ermöglichen darüber hinaus die revisionssichere Archivierung der Dokumente.
Auf diese Weise werden die gesetzlichen Vorgaben der Aufbewahrungspflicht erfüllt. Es ist keine zusätzliche Papierablage notwendig. ERP-Systeme mit einer Dokumentenverwaltung gewährleisten somit ein effizientes Dokumentenmanagement und den reibungslosen Ablauf aller Prozesse, die damit verknüpft sind.
Proxess Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Das Dokumentenmanagement-System (DMS) PROXESS DMS kann direkt aus eNVenta ERP angesteuert werden. Einmal eingescannt haben Sie Zugriff auf sämtliche Dokumente von überall her. So müssen Sie Ihren Kunden nicht mehr am Telefon vertrösten und der Steuerprüfer findet die benötigten Belege auch ohne Sie. Die Volltextsuche unterstützt Sie bei diesem Unterfangen. Frei definierbare intelligente Dokumentenworkflows optimieren dabei den Dokumentenfluss.
Effiziente Rechnungsverarbeitung mit Dokumentenmanagement
Funktionsüberblick integriertes DMS
Funktionen im Detail:
- Rechtkonforme Archivierung aller Dokumente (GoBD)
- Integration aller Dokumentenarten (Papier, E-Mail, Digitalfotos, Office,- sowie ERP-Dokumente und PDF)
- Ausgereifte ERP-Integration – vom Auftrag bis zur Rechnung
- Schnelle Anzeige der Dokumente direkt aus Warenwirtschaftssystem
- Serverbasierte und individuelle Archivierung von E-Mails
- Automatische Belegerkennung und Eingangsrechnungsbearbeitung
- Digitaler Workflow zur Freigabe von Rechnungen
- Dokumentbearbeitung mit Versionsverwaltung
- Drucken, Wiedervorlage und E-Mail-Versand von Dokumenten
Vorteile der Dokumentenmanagement Lösung:
- Schnellere Auftragsbearbeitung
- Rechtssichere Archivierung nach GoBD
- Höhere Informationstransparenz im Unternehmen
- Perfekt für den standortübergreifenden Einsatz
- Besserer Kundenservice durch schnellere Reaktionszeiten
- Durchgängiger digitaler Prozess von der Erfassung bis Buchung
- Entlastung von Standardaufgaben bei der Dokumenterfassung und -bearbeitung
- Weniger Fehler beim Erfassen von Dokumenten
- Motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Wegfall von Papierbergen
- Erheblich weniger Ablagekosten
- Keine Neben- und Abteilungsarchive notwendig
Neugierig geworden?
