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ERP FAQ

eNVenta ERP - ERP FAQ

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Das große Digitalisierungs-Quiz

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Sind Sie und Ihr Unternehmen bereits digitalisiert?

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Wenn Sie es sich jetzt aussuchen dürften – welche Themen interessieren Sie momentan besonders?

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Was glauben Sie, welche Effizienz-Steigerungsraten können mit Hilfe eines gut abgestimmten Systems erreicht werden?

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Fakt: Über eine klar definierte Digitalisierungsstrategie verfügen etwa nur 20 Prozent der mittelständischen Unternehmen!

Oft findet die Kundenkorrespondenz in Form von Rechnungen und Lieferscheinen immer noch manuell und papierbasiert statt. Vielen alteingesessenen Unternehmen steht der Digitalisierungs-Schritt von papierbasierten Abläufen hin zu einem modernen ERP-System also auch heute noch bevor. 

Die Big Four Beratungshäuser sind geschlossen der Meinung, dass gut designte Unternehmensprozesse heute branchenübergreifend über langfristigen Unternehmenserfolg entscheiden. Die Prozesse sollten so flexibel sein, dass Firmen schnell auf Veränderungen reagieren können. 

Veränderungen sind zum Beispiel: neue Kundenerwartungen, technologische Neuentwicklungen, Gesetzesänderungen, ein erweiterter Artikelstamm oder auch Wachstum durch neue Standorte usw. Für die Steuerung von Prozessen und Geschäftsabläufen nutzen Unternehmen heute in der Regel ein ERP-System und diese Software stellt das Herz der IT dar. Im ERP laufen sämtliche Daten zusammen und die Wertschöpfungskette des Unternehmens wird hier in Prozessen abgebildet. Informationen werden gesammelt oder zwecks Planung und Steuerung der Prozesse digitalisiert und ausgewertet, um am Ende fundierte Entscheidungen zu treffen.

Das Erreichen eines gewissen Automationsgrades kann bei hohem Wettbewerbsdruck entscheidend für den Unternehmenserfolg sein und durch die Integration weiterer Bausteine wie CRM, DMS und FiBu können Unternehmen digitale Prozesse ganzheitlich über das ERP abbilden.

Hinzu kommt häufig, dass IT-Fachkräfte in den meisten Unternehmen noch zu viel Zeit mit der Administration und Aufrechterhaltung des Betriebs verbringen. Hier kann z.B. das Auslagern von Hardware und Services zu Dienstleistern Abhilfe schaffen. Die IT hat oft nicht die Zeit, strategisch zu denken und die IT als Wettbewerbsfaktor und Enabler neuer Business-Chancen zu entwickeln. Bei kleineren Unternehmen ist die Situation meist noch angespannter: Obwohl ihnen die Bedeutung einer effizienten und funktionierenden IT bewusst ist, verfügen sie nicht über die finanziellen oder personellen Ressourcen, um die notwendigen Änderungen umzusetzen. Ein sinnvoller Lösungsansatz, um die Digitalisierung unter optimaler Ausnutzung der knappen Ressource IT-Mitarbeiter voranzutreiben und unternehmensinterne IT-Ressourcen zu schonen, können daher z.B. Hosting-Modelle sein. Die IT-Kollegen werden an dieser Stelle entlastet und können Ihre Zeit sinnvoller einsetzen.

Das ist in der Tat die häufigste Antwort eines ERP-Software Vertrieblers am Telefon.

Warum? 

Häufig wird das Wort Warenwirtschaft in den Köpfen als Synonym für den Begriff ERP-Software verwendet. Faktisch gesehen betrachtet man hier jedoch verschiedene Lösungen. Worin liegt der Unterschied zwischen einem Warenwirtschaftssystem und einer ERP-Lösung?

Warenwirtschaft fokussiert sich auf die Waren und deren Lagerhaltung. Eine ERP-Software inkludiert und setzt möglichst alle Ressourcen (Waren, Kapital und Personal) effizient(er) ein, um somit Geschäftsprozesse zu verbessern.

Erste Systeme entwickelte man bereits in den 1960er Jahren. Ursprünglich waren diese Systeme ausschließlich auf die Materialbedarfsplanung (Material Requirement Planning) produzierender Unternehmen ausgerichtet. Daher trugen Sie die Bezeichnung „MRP-Systeme“ – im deutschsprachigen Raum auch bekannt als sogenannte Warenwirtschaftssysteme.

Der Schwerpunkt liegt im Warenwirtschaftssystem beim Materialfluss. Es fallen Aufgaben wie Bedarfsermittlung, Beschaffung, Logistik, Lagerung, der Transport innerhalb des Betriebs und die Produktion, sowie Entsorgung und Recycling in das Aufgabengebiet der Warenwirtschaft.

Die Verbindung von Lagerwirtschaft und Distribution gehört zu einem Warenwirtschaftssystem ebenfalls hinzu. Warenwirtschaft beinhaltet ebenfalls, erfasste Materialien genau zu unterscheiden. Dabei unterscheidet man in folgende Material- und Stoffgruppen:

  • Rohstoffe
  • Hilfsstoffe
  • Halbfabrikate
  • Betriebsstoffe
  • fertige Bauteile für die Montage
  • Bauteile und Endprodukte in Fertigung
  • Ersatzteile
  • Endprodukte
  • Abfall- und Verschleißstoffe
  • Kuppelprodukte
  • zwischengelagerte Produkte des reinen Handels

In den 1980er Jahren entwickelten sich MRPII-Systeme, welche sich nicht mehr nur auf den Produktionsbereich beschränkten, sondern auch Prozesse aus den Bereichen Personalwesen, Logistik und Vertrieb miteinbezogen. Zusätzlich wurden MRP-Systeme um die Funktion der Produktionsplanung und Steuerung (PPS) erweitert.

In den 1990er Jahren entwickelte sich das „Material Requirement Planning“ zum „Enterprise Resource Planning“ und es entstand die Bezeichnung „ERP-System“. Diese wesentlich komplexeren Softwarelösungen waren ab sofort ebenfalls auf alle weiteren Unternehmensbereiche wie Controlling, Forschung und Entwicklung sowie das Dokumentenmanagement und die Stammdatenverwaltung ausgelegt.

ERP bedeutet Enterprise Resource Planning (übersetzt Steuerung der Ressourcen des Unternehmens) und ein ERP-System hilft Ihnen, eine optimale Planung Ihrer betrieblichen Ressourcen mit Hilfe einer Software abzubilden.

Zu den Ressourcen zählen beispielsweise

  • Kapital,
  • Mitarbeiter,
  • und Betriebsmittel,…

…welche in vielen Bereichen benötigt werden, wie z.B.

ERP-Systeme übernehmen also die gesamte Ressourcen-Planung und sind damit häufig sehr komplexe Software Entwicklungen. Diese Software-Lösungen werden auf die jeweilige Unternehmensgröße und deren Strukturen angepasst. Zum Einsatz kommen hierbei unterschiedlichste Programmiersprachen, Datenbanken und Betriebssysteme.

Die neueste ERP-Softwaregeneration läuft unter der Bezeichnung „ERP II-Systeme„. Die innovativen Lösungen zeichnen sich vor allem durch eine moderne und serviceorientierte Softwarearchitektur und benutzerorientierte Funktionen aus. 

Das Wort „Warenwirtschaft“ beinhaltete bereits, dass sich ein Warenwirtschaftssystem mit dem Management von Waren beschäftigt. Dieser Ansatz trifft aber schon lang nicht mehr die Bedürfnisse vieler Branchen. Die Wertschöpfung in vielen Unternehmen findet häufig nicht mehr ausschließlich über den Verkauf von Waren statt. Die Bedeutung von Dienstleistung oder Service wächst. Unternehmen, welche ausschließlich Services anbieten, sind keine Seltenheit mehr. Diese Firmen aus der Dienstleistungsbranche verlangen andere Funktionen von einer Unternehmenssoftware, als ein Warenwirtschaftssystem leisten kann. Eine ERP-Software kann sich heute von diesen Zwängen lösen. So gibt es ERP-Systeme die auch das Management von Projekten, Verträgen und Leistungen integrieren. Ein ERP-System für Dienstleister hat oftmals nur noch wenig mit dem ursprünglichen Ansatz aus der Warenwirtschaft zu tun. Ein ERP-System integriert ebenfalls Kunden und Lieferanten und denkt über das eigene Unternehmen hinaus. Weitere Niederlassungen oder Tochterunternehmen (auch im Ausland) integriert ein solches Gesamtkonstrukt. Supply Chain Management (SCM) und Customer Relationship Management (CRM) sind heute selbstverständlicher Bestandteil moderner ERP-Systeme.

Somit erfasst ein ERP in seinem Funktionsbereich außer der Warenwirtschaft auch Produktion, Finanz- und Rechnungswesen, Controlling, Dokumentenmanagement, Personalwirtschaft, Forschung und Entwicklung, sowie Verkauf, Marketing und CRM-System. In den meisten ERP-Lösungen können diese einzelnen „Module“ separat ausgewählt oder auch erst im Laufe der Zeit hinzugebucht werden. Da moderne Unternehmen heute sehr komplex sind, wird das Management bei der Wahrnehmung der Planungs– und Steuerungsaufgabe durch ein computergestütztes ERP-System unterstützt. Gerade im Hinblick auf Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen spielt die Geschwindigkeit, mit welcher Informationen bereitgestellt und abgerufen werden, eine immer wichtigere Rolle. Eine hohe Geschwindigkeit ist durch intelligente Software und eine leistungsfähige Hardware zu erreichen. Wegen ihrer Fähigkeiten, das Unternehmen zeitnah in seiner Gesamtheit abzubilden, sind Enterprise Resource Planning-Systeme aus der heutigen Entscheidungspraxis nicht mehr wegzudenken.

Eine integrierte ERP-Software bietet auf Dauer viele Vorteile. Die wichtigsten Argumente für Sie sind:

Eine Verbesserung der organisatorischen Abläufe und Strukturen (Optimierung der Geschäftsprozesse) wird durch sorgfältige Planung Ihres Projektes erreicht.

Die Anpassungsfähigkeit an Unternehmens- und Marktveränderungen kann in einem integrierten System wesentlich schneller stattfinden.

Durch eine gemeinsame Datenbasis entsteht Transparenz. Das gesamte Unternehmen profitiert durch eine ERP-Software von einheitlichen und vollständigen Informationen.

Im gleichen Zug werden Fehlerquellen eliminiert, da beispielsweise Daten nicht mehr doppelt erfasst werden können und auch Rechnungen korrekt erstellt werden. Das sagenumwobene immer wieder kehrende Rätsel abweichender Lagerbestände wird sehr häufig im Zuge der ERP Einführung aufgedeckt und eliminiert.

Das wiederum verbessert die Zusammenarbeit der Mitarbeiter. So können zum Beispiel auch Teams aus unterschiedlichen Niederlassungen problemlos und effektiv an Projekten gemeinsam arbeiten, wenn die Abteilungen mit einer ERP-Software arbeiten.

Auf lange Sicht gesehen motiviert das Ihr gesamtes Team. Und das ist schließlich Ihre wertvollste Ressource.

 

Kostbare Zeit sparen im Unternehmen mit einem integrierten ERP System

ERP Systeme helfen dabei, Zeit zu sparen. Im Idealfall sind alle Arbeitsabläufe Ihrer Firma in einer Software-Lösung abgebildet und zwar genau wie Sie es für Ihr Unternehme benötigen – maßgeschneidert quasi. Die Datenpflege muss somit nicht in mehreren Systemen erfolgen.

  • Einfache Datenpflege in einem System
  • Rasches Auffinden von Informationen
  • Automatische Reportings
  • Einfache Übernahme von Belegen wie Angebote in Aufträge oder Lieferscheine in Rechnungen
  • Komplette Kommunikation verlinkt mit dem Projekt

Um den langjährigen Vorstandsvorsitzenden der BMW AG, Eberhard von Kuenheim zu zitieren:

“Wettbewerb ist immer mehr und mehr eine Frage richtiger Beherrschbarkeit von Zeit. Nicht die Großen fressen die Kleinen, sondern die Schnellen überholen die Langsamen.“

 

Sicher kennen Sie auch einige der folgenden Situationen, welche enorme Zeitfresser sein können:

  • Sie nutzen Excel Tabellen für Ihre Einsatzplanung der verschiedenen Mitarbeiter, was mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden ist.
  • Angebote werden im Word oder Excel erstellt. Mitarbeiter müssen dafür immer wieder in Kundendatenbank oder Artikeldatenbank hin und her springen.
  • Es werden sehr aufwändig Zahlen und Fakten zusammen getragen für die Erstellung einer Kalkulation / Nachkalkulation.
  • Die komplette Kommunikation in einem Projekt muss von Hand abgelegt werden und ist nicht automatisch mit dem Fall verknüpft.
  • Wenn Sie Informationen aus einem abgeschlossenen Auftrag benötigen ist der Zeitaufwand für die Suche immens.
  • Sehr viele wichtige Informationen in Ihrem Unternehmen befinden sich nur im Gedächtnis vereinzelter Mitarbeiter (Knowhow-Träger).

Alle diese Themen werden von einem integrierten System gelöst.

Die Standardlösung:
Viele Unternehmen greifen bei der Wahl einer ERP-Lösung auf eine meist preiswertere Standard-(Cloud)-Software zurück. Die meisten Standard-Lösungen bieten heutzutage wirklich hervorragende Produkte. Sie sind in der Regel wesentlich schneller zu implementieren, als maßgeschneiderte Branchenlösungen und damit im ersten Schritt auch günstiger. Problem: das Unternehmen passt sich in seinen Prozessen der Software an und nicht umgekehrt.

Die Branchenlösung:
Eine Branchen-Lösung wird bereits von vornherein 75 bis 95 Prozent der benötigten Prozesse der Branche abbilden. Vorkonfektioniert für die Branche ist somit deutlich weniger Nachjustierung nötig. Eine Branchenlösung ermöglicht mittel- bis langfristig einen höheren Digitalisierungs- und Automationsgrad. Die im Vergleich zur Standard Lösung höhere Investition rechnet sich dabei häufig nach kurzer Zeit. Ein weiterer Vorteil: Branchensoftware wird fortlaufend entsprechend der speziellen Bedürfnisse der Branche weiterentwickelt und hilft Unternehmen somit, direkt und flexibel auf Veränderungen in ihren Märkten zu reagieren. (bei ERP Novum z.B. die Speziallösung für die Papier- und Verpackungsindustrie mit Logiken zu Entsorgungsvorschriften durch das Verpackungsgesetz, Rückholsystemen, unterschiedlichen Verpackungseinheiten mit Umverpackungen, Zollthematik bei Importen aus Fernost,…)
Die großen Unternehmensberatungen verweisen darauf, dass für die meisten KMU nur ein geringer Prozentsatz der Unternehmensprozesse eine wirklich strategische Bedeutung hat. Das heißt im Umkehrschluss in der Praxis nach dem Pareto Prinzip: 80 Prozent der Funktionalitäten einer ERP-Software sollten zwar vorhanden sein, aber es werden keine individuellen und spezifischen Ausprägungen benötigt. Entscheidend sind die anderen 20 Prozent, denn diese machen den Kern des Geschäftsmodells eines Unternehmens aus. An dieser Stelle lohnt es sich mit der Expertise der eigenen Mitarbeiter sehr genau hinzuschauen, die Anforderungen und Wünsche des Unternehmens exakt zu definieren und dem Softwarehersteller klare Anforderungen an die Prozesse zu übergeben.

Ein Blick in den tatsächlichen Alltag des Mittelstandes:
Die Realität des Mittelstandes sieht häufig jedoch noch ganz anders aus: viele Insellösungen (Zeiterfassung, Lagersoftware, Fibu,…), manuelle – häufig noch papierbasierte Abläufe und zusätzlich auch noch der bezahlbare IT-Fachkräftemangel bremsen Mittelständler massiv in der Umsetzung aus. Das Tagesgeschäft verschlingt meistens bereits so viel Kapazität, dass die eigene Digitalisierung hinten angestellt wird anstatt zum Wachstumstreiber des Unternehmens zu werden.

Unser Kunde – ein Praxis-Beispiel:
Ein mittelständischer Großhändler wünscht Prozesse in Vertrieb, Buchhaltung sowie im Kundenservice zu verbessern, um sich am hart umkämpften Markt noch wettbewerbsfähiger aufzustellen. Mit etwa 30 Mitarbeitern verwaltet das Unternehmen rund 10.000 Artikel und jährlich werden etwa 3.500 Aufträge bearbeitet. Viele Arbeitsschritte werden noch manuell mit Hand-Laufzettel und Fax kommuniziert. Es fällt der Geschäftsleitung schwer, Unternehmensprozesse aktiv zu steuern und dem Wettbewerbsdruck sowie schnellen Reaktions- und Lieferzeiten langfristig standzuhalten.

Die Geschäftsleitung beschließt letztlich, eine ERP-Branchenlösung für Großhändler einzuführen, um die Prozesse möglichst umfassend zu digitalisieren. Die Daten laufen nun zentral im ERP zusammen. Die automatischen Workflows verschaffen der knappen Ressource Personal wesentlich mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Gleichzeitig wurden komplexe Lösungen für den Service, eine automatisierte Belegerkennung für die Finanzbuchhaltung, integrierte Telefonie und das Dokumentenmanagement zur revisionssicheren, digitalisierten Ablage der Belege in die ERP-Lösung implementiert. Mittlerweile hat das Unternehmen seine Prozesse zu 70 Prozent digitalisiert, verbringt 25 Prozent weniger Zeit mit administrativen Aufgaben und bearbeitet 50 Prozent mehr Aufträge in der gleichen Zeit. Vermutlich ist damit die Digitalisierung nicht dauerhaft abgeschlossen. Stillstand ist bekanntlich Rückschritt. Die Branchen-Software ist flexibel, um mit dem Unternehmen weiter zu wachsen und dynamisch auf Veränderungen jeglicher Art zu reagieren. Außerdem versteht der ERP-Software-Partner einer Branchenlösung meist den Kunden, dessen Mitarbeiter und die Pain-Points der Branche, um gemeinsam gezielt Lösungen zu schaffen.

Praxis-Beispiele für unterschiedliche Branchen:
Branchen wie beispielsweise Handel, IT und Fertigung stehen vollkommen unterschiedlichen Herausforderungen gegenüber.

Bei einem Großhändler werden Anforderungen in der Regel in den Bereichen Ein- und Verkauf zu finden sein. Außerdem wird ein weiterer Schwerpunkt in Lagerlogistik und Aufbereitung von Informationen für die Unternehmensführung liegen. Absolut elementarer Bestandteil eines modern aufgestellten Großhandels ist mittlerweile die Umsetzungs-Strategie des Themas E-Commerce durch Anbindung des ERP an B2C/B2B-Webshop-Lösungen. 

Anders stellen sich die Herausforderungen wiederum in fertigenden Betrieben dar, wo komplexe Produktionsprozesse und Stücklisten für Artikel abgebildet werden müssen.

ERP-Software für die IT-Branche unterstützt die in Systemhäusern üblichen unterschiedlichen Abrechnungsmodelle: eine automatisierte Fakturierung von kleinteiligem Geschäft und von Managed Services oder auch unterschiedlich definierte Service Levels für die Kunden.

Eine große Hilfe bei der Leistungserfassung und der Abbildung von Prozessen bieten mobile ERP-Anwendungen. Service- und Vertriebsmitarbeiter benötigen bei Kundenterminen vor Ort diverse Kundendaten zur Einsicht und Bearbeitung. Die Zusammenarbeit von Innen- und Außendienst vereinfacht sich somit ebenfalls. Es wird von verschiedenen Standorten aus ohne Zeit- und Informationsverlust gemeinsam auf die Daten zugegriffen. Die löchrigen Besuchsberichte am Ende der Woche im Büro gehören endlich der Vergangenheit an. 

Serviceorientierte Unternehmen verwenden komplexe Prozessketten in der Abbildung Ihrer Retouren, Reklamationen und Reparaturen. Wird ein reklamierter oder defekter Artikel ersetzt oder repariert? Wenn ja, im eigenen Haus? Sind die dafür benötigten Ersatzteile überhaupt im Lager vorrätig? Oder muss der Artikel evt. deshalb extern beim Hersteller repariert werden? Hier gilt es viele Eventualitäten zu bedenken, um sinnvolle Prozesse zu gestalten.

Zu den technischen Herausforderungen gehört unter anderem die Kompatibilität mit vorhandenen Datenbanken, Betriebssystemen und sonstiger Software, welche genutzt oder erhalten werden sollen. Befindet sich also bereits eine Einkaufssoftware im Einsatz, welche das Unternehmen trotz des neuen ERP-Systems weiterverwenden möchte, sollte das ERP-System an den entsprechenden Schnittstellen die vorhandene Einkaufs-Software abfragen können. Mit Blick auf die Zukunftsfähigkeit ist ein weiterer Entscheidungsfaktor, ob sich weitere Module wie ein (externes?) CRM-System oder auch eine Dokumentenmanagement-Software in das ERP integrieren lassen, um auf weitere Entwicklungen vorbereitet zu sein.

Die Auswahl eines ERP-Systems ist genauso ein Projekt, wie die spätere Einführung und sollte daher getrennt betrachtet werden.

Zunächst braucht das ERP-Auswahl-Projekt eine eindeutige Zeitplanung. Für Kleinunternehmen und mittelständische Betriebe beläuft sich die Dauer für die Auswahl auf rund drei Monate. Suchen Sie jedoch eine ERP-Software für eine Unternehmensgruppe mit unterschiedlichen Geschäftsfeldern oder internationalen Anforderungen, dann kann die Gesamtlänge des Projektes auf sechs Monate anwachsen.

Wichtig dabei ist, dass Sie einen realistischen Überblick über alle fachlichen Anforderungen und Prozessveränderungen bereits vor Beginn des Auswahl-Projektes haben. Beginnen Sie Ihre ERP-Software-Auswahl erst, wenn in diesem Punkt Klarheit herrscht.

Stellen Sie nun Ihr Projektteam zusammen. Wer soll die wichtigen Auswahlentscheidungen treffen? Achten Sie bei der Auswahl Ihres Teams darauf, dass auch ein durchsetzungsstarkes Mitglied der Geschäftsleitung an Bord ist, welches sämtliche Strukturen kennt und der ERP-Software die nötige Zeit und Aufmerksamkeit schenken kann. Zudem sollten alle wichtigen Geschäftsbereiche Ihres Unternehmens mit einem Vertreter im ERP-Auswahlteam besetzt sein.

Jedes Mitglied sollte gut vorbereitet am Kick-off Meeting teilnehmen. Die klare Formulierung der Ziele, welche das Unternehmen mit einer ERP-Software erreichen möchte, sollte Hauptthema des Treffens sein.

Auf Grundlage der klar abgesteckten Ziele wird nun in gemeinsamer Arbeit das Lastenheft erstellt. Erstellen Sie ein Lastenheft mit klar formulierten Zielen für jeden Geschäftsbereich Ihres Unternehmens. Für die Vorauswahl verschicken Sie nun ein Extrakt des ERP-Lastenheftes an die vorausgewählten ERP-Anbieter. Daran erkennen Sie, welcher Anbieter sich ernsthaft mit Ihren Anforderungen auseinandersetzt und ein ehrliches Interesse an einer gemeinsamen Zusammenarbeit hat. Wählen Sie auf dieser Basis Ihre favorisierten Lieferanten einer ERP-Software aus.

Vereinbaren Sie Kurzpräsentationen mit Ihren favorisierten Anbietern und gewinnen Sie damit einen Einblick in Softwareergonomie und Oberfläche – ein sehr wichtiges Kriterium für die spätere Anwender-Akzeptanz durch die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen.

Mit den daraus verbleibenden zwei bis drei Anbietern können Sie sich nun intensiver befassen.

In einem mehrtägigen Workshop wird zusammen mit dem endgültigen Anbieter aus dem ERP-Lastenheft ein Pflichtenheft. In diesem werden alle wichtigen und kostenwirksamen Richtlinien erstellt und auch ein gemeinsam verabschiedeter Terminplan erstellt.

Danach werden die entsprechenden Funktionen mit sogenannten Key-Usern in einen Probebetrieb genommen. So wird sowohl dem Anbieter als auch dem Käufer die Möglichkeit gegeben, vor dem Rollout den Ablauf zu testen und Änderungen zuzulassen.

In der Rollout-Phase einer ERP-Software werden alle User mit den entsprechenden Programmen und Berechtigungen ausgestattet. Gleichzeitig werden alle Applikationen an die betrieblichen Bedürfnisse angepasst.

Im Anschluss erfolgt die Übernahme der Altdaten aus dem abzulösenden Systemen.

Nun – die 100% Sicherheit gibt es nicht und statistisch gesehen, scheitern bis zu 70% der IT-Projekte. Wie vor dem Standesbeamten gilt auch hier: drum prüfe, wer sich ewig bindet… Wählen Sie also Ihren Partner nach gründlicher Prüfungsphase.

Lassen Sie sich präsentieren, wie Ihre wichtigsten Kernprozesse im ERP-System abgebildet werden. Betrachten Sie genau: Was versteht der Anbieter von Ihrer Branche? Über welche Erfahrung im Markt verfügt er? Fragen Sie nach einem Referenzbesuch bei einem vergleichbaren Unternehmen oder einem Kunden des Anbieters und lassen Sie sich die Lösung und ihre Vorteile aufzeigen. Oder fragen Sie Ihre Verbandskollegen nach Erfahrungen mit ihren ERP Anbietern. 

Viele Informationen und am Ende sicherlich Ihr Bauchgefühl werden Sie die richtige Entscheidung treffen lassen. Gute ERP-Software Pakete gibt es viele – meist ist es auch ein wenig Geschmackssache, was Ihnen am ehesten zusagt. Gute und langfristige ERP-Partner, die für Sie und mit Ihnen gemeinsam die Unternehmen Prozesse optimieren und Sie dabei auch noch gut beraten, gibt es am Markt hingegen erheblich weniger.

Daher ist die Auswahl des richtigen ERP-Anbieters auch eine Vertrauensfrage. Ein guter ERP-Anbieter ist nicht nur Ihr „Softwarelieferant“, sondern auch Ihr Berater für individuelle und intelligente Prozesssteuerung. So bedeutet die Implementierung von ERP auch immer eine Überprüfung und eine Optimierung der eigenen Unternehmensprozesse. ERP-Anbieter können häufig durch ihre Branchenkenntnis passende Ansatzpunkte für eine Digital-Strategie mit ihren Kunden diskutieren und sie bei der Umsetzung der Projekte Stück für Stück beratend begleiten.

In diesem Zusammenhang ist zu erwähnen, dass die Expertise der eigenen Mitarbeiter einen extrem wichtigen Faktor darstellt. Außerdem kennen die eigenen Mitarbeiter Ihr Unternehmen seit Jahren wie aus der Westentasche – im Gegensatz zu den spezialisierten IT-Beratern, welche womöglich auch erst noch herausfinden müssen, wie Ihr Unternehmen funktioniert. Können die eigenen Mitarbeiter mit projektbezogenen Aufgaben betraut werden, ohne dass deren Tagesgeschäft darunter leidet? Dies wäre eine optimale Situation für ein erfolgreiches ERP-Projekt.

Moderne und flexible ERP-Systeme lassen sich tatsächlich passgenau und dank moderner Programmier-Werkzeuge auch zu überschaubaren Kosten an die etwa 20 % strategisch, wichtigen Prozesse anpassen. Diese Prozesse machen in der Praxis am Ende auch Ihre Wettbewerbsvorteile am Markt gegenüber anderen Unternehmen aus. Dabei wird übrigens auch die Release-Fähigkeit, das heißt das zukünftige Einspielen neuer Versionen der Standardsoftware, nicht gefährdet. Die Abbildung der strategischen Prozesse in einer betriebswirtschaftlichen Software setzt natürlich voraus, dass die Akteure im Unternehmen (Ihre Key-User) die benötigten, strategischen Prozesse auch identifizieren und kommunizieren können. Dies gelingt mit Hilfe versierter ERP-Berater jedoch in Teamarbeit meist gut.

Nach der Auswahl eines ERP-Anbieters und der Erstellung eines (vorläufigen) Lastenheftes erfolgt die eigentliche Einführung der ERP-Software. Hier sollte unbedingt die Einführungsmethodik bedacht werden, damit sich die Software anschließend einwandfrei in das Unternehmen einpasst und die eigens definierten Ziele erreicht werden. Hier gibt es verschiedene Vorgehensweisen.

Wasserfallmodell -die klassische Vorgehensweise im_Projektmanagement
Die meisten Unternehmen entscheiden sich bei der ERP-Einführung für das klassische Wasserfallmodell. Bei dieser Methode wird rein linear vorgegangen. Eine stringente Strukturordnung, hohe Planungssicherheit und eindeutig festgelegte Verantwortlichkeiten sind ihre Hauptmerkmale. Das Projekt wird in der Regel in Phasen eingeteilt, die separat nacheinander abgearbeitet werden:

  • Anforderungsanalyse
  • Konzeption
  • Implementierung
  • Integrationstests
  • Rollouts

Zu Beginn wird jeder Schritt möglichst genau definiert und dokumentiert. Im weiteren Verlauf des Projekts ergeben sich oft neue Erkenntnisse, so dass die bereits vorhandene Konzeptdokumentation im Nachhinein überarbeitet werden muss. Dies stellt in Sachen Qualität und Disziplin sehr hohe Anforderungen an die Projektplanung und bedeutet meist am Ende einen erheblich erhöhten Arbeitsaufwand. Da Fehler bei dieser Vorgehensweise jedoch meist erst spät in der Einführungsphase erkannt werden, fließen sie oft überhaupt nicht in die ERP-Lösung mit ein.

Agiles Projektmanagement
Eine Alternative zu der klassischen Vorgehensweise ist die agile ERP-Einführung. Das aus dem Lateinischen stammende Wort „agile“ bedeutet gewandt oder flink und steht somit für Flexibilität und Struktur. Während der Einführungsphase erhält der Kunde einen strukturierten Plan, welcher die gewünschten Ergebnisse sichtbar macht. Transparenz ist jederzeit vorhanden und oberstes Gebot.

Auch bei dieser Einführungsmethode bildet das Lastenheft die Grundlage für die Kommunikation zwischen Auftraggeber und ERP-Anbieter. Es wird im Gegensatz zu der linearen Vorgehensweise jedoch nicht als reines Leistungsverzeichnis verstanden, welches Vorgaben für Dienstleister enthält. Es wird vielmehr gemeinsam ein Gesamtbild der Funktionen und Anforderungen entwickelt, welche die ERP-Lösung am Ende des Tages erfüllen sollte.

Das ERP-Projekt wird nun in kurze Entwicklungszyklen (Phasen / Sprints) eingeteilt. Nach jeder Phase wird ein Test durchlaufen, mit welchem Fehler sofort erkannt und korrigiert werden können. Während dieses Tests wird das Feedback der Anwender aufgenommen und gleichzeitig Verbesserungen am System durchgeführt. Diese Vorgehensweise schafft Vertrauen und ermöglicht dem Anwender, eigene Erfahrungen in sein Produkt mit einzubringen. Wichtiger Baustein im agilen Gebilde ist die frühzeitige Kommunikation der Beteiligten miteinander, um rechtzeitig agieren zu können. Diese Vorgehensweise schafft Vertrauen und ermöglicht dem Anwender, eigene Erfahrungen in sein Produkt mit einzubringen.

Anpassungen und Änderungen sind folglich wesentliche Merkmale der agilen Einführungsmethode – frei nach dem früher verpönten Motto „trial and error„, welches durch agile Softwareentwicklung weltweit in den letzten Jahren wieder an Ansehen gewann. Im Dialog zwischen Kunde Anbieter wird die Strategie kontinuierlich weiterentwickelt. Eine agile Projektmanagement-Methode bietet daher weit mehr Flexibilität als der traditionelle Ansatz. Das ERP-System erhält so zügig die gewünschten Veränderungen und das Endergebnis wird deutlich verbessert. Flexibilität und Struktur sind mit der agilen ERP-Einführung absolut gegeben.

Unterschiede zwischen Wasserfall- und agiler ERP-Einführung
Daher entscheiden sich immer mehr Unternehmen bei der ERP-Einführung für die agile Einführungsmethodik. Auf den ersten Blick sind sich beide Methoden sehr ähnlich, da sie dem gleichen Ablauf folgen: Konzept, Implementierung, Testphase und Inbetriebnahme. Der große Unterschied ist jedoch, dass sich die Projektphase bei der agilen Einführung als kleinere Version der Gesamt-Abfolge mehrfach wiederholt. Es findet ein regelmäßiger Austausch und viel Kommunikation zwischen Kunde und Anbieter statt, was zu einem gemeinsamen Lernprozess und einem meist schnelleren Ergebnis führt als mit dem Wasserfallmodell. Zusammen wird sich Schritt für Schritt der ERP-Lösung genähert, die perfekt zu den Zielen und Anforderungen des jeweiligen Unternehmens passt.

Praxis-Beispiel agiler Projekteinführung eines unserer Kunden:
Der Kunde berichtet Jahre nach der Einführung mit der ERP Novum, dass er sich aufgrund der geringen Flexibilität großer Anbieter für ERP-Novum entscheiden habe. Warum? Weil wir ihm gezeigt haben, dass wir über „den Willen zum Grillen“ verfügen, wie er heute noch sagt.

Denn was war bisher geschehen?

Der Kunde hatte mittlerweile über ein Jahr lang Systeme selektiert, Workshops durchgeführt und über 500 Seiten (keine Seltenheit!) Lastenheft angesammelt. Er hatte zu diesem Zeitpunkt erkannt, dass seine äußerst komplexen Anforderungen und Anpassungen bei großen ERP-Anbietern am Ende über hunderte von Change Requests laufen würden. Diese Zeit hatte der Kunde nicht mehr – er wollte nun endlich auch einmal starten und genau dies hat er dann mit der ERP Novum und einer agilen Projektmethodik auch geschafft. Mit Hilfe kleiner agiler Projektphasen, welche sich im Scrum-Jargon auch Sprints nennen, ging das ERP-Projekt Stück für Stück vorwärts. Kunde, Berater und Entwickler arbeiteten von nun an Hand in Hand, um das hoch gesteckte Ziel gemeinsam zu erreichen.

Der Kunde berichtet noch heute aufgeregt von dieser Zeit und ist ein großer Fan unserer Arbeit geworden. Gemeinsam wurden bereits viele Prozesse optimi

Unternehmen, welche kein Standard ERP wählen, sondern Wert auf individuelle Prozesse legen, sollten eine fundierte Analyse ihrer Kernprozesse durchführen. Diese 20% der Prozesse können den Erfolg des Unternehmens ausmachen und Sie vom Wettbewerb differenzieren. Daher wollen sie nicht mit einem Standard Baukasten Cloud System arbeiten, denn die Prozesse sind elementar wichtig. Ein Pflichtenheft, welches auf der Basis einer solchen individuellen Analyse entsteht, dient Ihnen dann zur Auswahl der geeigneten ERP-Lösung. Zusätzlich lassen sich im Laufe dieser Arbeit die bisher existierende Geschäftsprozesse weiter optimieren. Dies erfordert erheblichen Aufwand für Ihre Mitarbeiter! Diese Arbeit wird kaum ein externer Berater ohne die Hilfe der eigenen Mitarbeiter abnehmen können, da nur Sie und Ihre Mitarbeiter die eigenen Prozesse kennen. Hinterher wird sich dieser Aufwand jedoch doppelt und dreifach für Sie bezahlt machen. Mit einer Standard Lösung wird dies jedoch meist nicht funktionieren – Sie benötigen eine flexiblen ERP-Lösung und einen Partner, der gemeinsam mit Ihnen die Prozesse optimiert.

Bei den vielen Fragen, mit denen sich Unternehmen bei der Auswahl eines neuen ERP-System konfrontiert sehen, gehört diese bestimmt immer wieder zu den interessantesten: „Was kostet denn so ein ERP-System?“

Häufig werden die anfallenden Kosten über- und auch unterschätzt und eine allgemeine Einschätzung fällt vielen Firmen schwer. Eine einfache und klare Antwort können wir Ihnen hier leider an dieser Stelle auch nicht präsentieren, denn es gibt immer mehrere Faktoren, die den Preis beeinflussen.

Wer Abteilungen mit Hilfe von Software vernetzen, Waren- und Wertefluss vereinheitlichen und häufig auch noch Prozesse im Unternehmen neu- oder umstrukturieren möchte, steht vor einer komplexen Aufgabe. Es bedarf bei einem solchen Mammutprojekt also mehr, als nur der Organisation einiger Softwarelizenzen per Klick.

Die Anschaffung einer neuen ERP-Lösung ist für viele Unternehmen eine große Investition, daher will die Entscheidung gut überlegt sein. Eine ungefähre Vorstellung über die notwendigen Budgets vor dem Start der ERP-Auswahl erscheint sinnvoll. Auch wenn wir direkte Erfahrungen nur aus unseren eigenen ERP-Einführungen haben, so kann man doch generelle Muster bei den ERP-Kosten erkennen, die für den mittelständischen ERP-Markt in seiner Gesamtheit gelten. Diese Erfahrung geben wir jedoch gerne an Sie weiter:

 

Hauptkosten:

Ausschlaggebend für die Hauptkosten eines ERP-Systems sind maßgeblich die User-Anzahl des Unternehmens, sowie der Funktionsumfang des Systems. Daraus erschließen sich zwei Konsequenzen für das Unternehmen:

Eine möglichst genaue Kalkulation und Vorstellung über die User-Anzahl sollte existieren.

Eine zuvor durchgeführte Projektplanung und ein genaues Lastenheft grenzen den Funktionsumfang des ERP-Systems möglichst eng ein, um Sicherheit über die benötigten Einzel-Module zu haben.

Module bedeutet: welche Programmpakete benötigt der Anwender konkret – etwa Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Produktionsplanung- und Steuerung oder CRM? Durch die gemeinsame Abarbeitung des Lastenheftes mit dem Anbieter, sollte eine klare Vorstellung über den benötigten Funktionsumfang des ERP-Systems herrschen. Regeln Sie auch hier genau die Vertragsbedingungen, die entscheiden wann und in welchem Zeitraum Module abbestellt oder hinzugekauft werden können. Zudem muss ermittelt werden, wie viele User innerhalb der Firma auf das System zugreifen sollen. Als Faustformel gilt: zwischen 2000 und 5000 Euro Lizenzkosten pro User.

 

Einführungskosten:

Mit diesem Punkt wird es noch etwas schwieriger, einen Nenner für die ERP-Kosten zu finden, denn die Einführungskosten differieren stark je nach Branche und Komplexität des Unternehmensmodells und Ihrer abzubildenden Prozesse. So können beispielweise automatisierte Intercompany-Verrechnungen oder die Abbildung unterschiedlicher Rechnungslegungsstandards in einer Installation die Einführungsaufwände deutlich nach oben treiben.

Die ERP-Branche gibt die Einführungsaufwände gerne im Verhältnis zu den Softwarekosten an. Ein Verhältnis von 1:1 ist erreichbar, wenn der Anwender über eine eigene fitte und zeitlich auch entlastete IT-Truppe verfügt. Dienstleistungsaufwände mittelständischer Einführungen stehen nach unserer Erfahrung häufig eher im doppelt bis dreifachen Verhältnis zu den Software-Lizenz-Kosten. Der Einsatz eines externen Auswahlberaters treibt die Kosten weiter in die Höhe – um bis zu 50 % der Dienstleistungsaufwände.

Gerade mit der Qualität der beratenden Dienstleistung während der Einführung entscheidet sich oft der spätere Optimierungsgrad des eingeführten ERP-Systems. Dies ist ein häufig auftretender Grund, warum Einführungs- und Betriebskosten in die Höhe schnellen können.

 

Customizing als Faktor der ERP-Kosten:

Sonderwünsche kosten nicht nur bei der PKW-Bestellung mehr. Aber manche Features sind ihr Geld durchaus wert.

Wird ein ERP-System nahe am Standard betrieben, schlägt sich das auch in niedrigeren Gesamtkosten wieder. Eine an zahlreichen Stellen modifizierte Lösung hingegen hat ihren Preis.

Noch teurer allerdings wird eine Standardsoftware, die sich am Ende gar nicht an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen lässt. Hier trifft der alte Handwerkerspruch den Nagel auf den Kopf: „wer billig kauf, der kauft leider am Ende meistens zweimal…“

 

Interne Kosten:

Diese werden im Unternehmen selbst fällig, wenn ein neues ERP-System eingeführt wird. Hierbei handelt es sich um Kosten, die schwer zu greifen sind. Beispielsweise muss bei der ERP-Auswahl und Einführung in der Regel internes Personal (Key-User) vom Tagesgeschäft abgezogen werden, um das anstehende Projekt zu leiten und erfolgreich durchzuführen. Außerdem muss nach Beendigung der System-Einführung zunächst eine umfassende Schulung der zukünftigen User durchgeführt werden, was ebenfalls eine temporäre Reduktion der Produktivität im Unternehmen verursacht. Die durch die Produktivitätssenkung entstehenden Kosten sind einerseits schwer zu kalkulieren bzw. zu erfassen und werden andererseits natürlich nicht von den ERP-Anbietern in ihren Preisen berücksichtigt. Dadurch wird es schwer die internen Kosten nachzuvollziehen, trotzdem dürfen sie keinesfalls vernachlässigt werden.

Zur Veranschaulichung:

Ein 6-köpfiges Projektteam entscheidet sich für 3 ERP-Anbieter, welche jeweils in einer Ganztags-Präsentation ihr Produkt vorstellen kommen – ein durchaus übliches Szenario – der Zeitaufwand: 6 Mitarbeiter x 8 Std. Arbeitstag x 3 ERP Anbieter = 144 Arbeitsstunden interne Kosten, in welchen sich Ihr Personal nicht im Tagesgeschäft befindet.

So können Sie die internen Kosten für ein neues ERP-System besser kalkulieren:

Holen Sie sich Referenzen ein

Wenn Sie noch am Anfang der ERP-Suche stehen und noch keinen bestimmten Anbieter im Ausblick haben, dann strecken Sie die Fühler aus und holen Sie Erfahrungswerte von anderen Unternehmen derselben oder ähnlicher Branchen ein. Nach Schilderung Ihrer Situation, wird sicherlich der ein oder andere Geschäftsführer an seine damalige, schwierige Situation denken und Ihnen gerne Einblicke in sein Projekt ERP-Einführung geben. So können Sie erste Einschätzungen treffen, wie lange ein ERP-Projekt dauern kann, wie Sie Ihr ERP-Team im Idealfall zusammenstellen und wie lange letztendlich die Schulung und Eingewöhnung Ihrer Mitarbeiter auf ein neues ERP-System dauern wird.

Sprechen Sie mit den ERP-Anbietern über das Thema Schulung und Eingewöhnung der Kollegen

Wenn Sie bereits einen Schritt weiter sind und Sie sich das eine oder andere ERP-System angeschaut haben, sprechen Sie die Anbieter direkt auf die Einführung & Schulungen an. Keiner kann besser abschätzen, wie lange und intensiv eine Schulung und Eingewöhnung an das ERP-System dauern wird, als derjenige der es betreut und vertreibt. In diesem Zuge sollten Sie sich von dem jeweiligen Anbieter Referenzen geben lassen. So können Sie direkt die Erfahrungen zum ERP-System bei anderen Unternehmen einholen.

Versetzen Sie sich in Ihre Mitarbeiter – für den routinierten Umgang mit einem neuen System benötigt man Zeit

Wenn Sie sich schon länger mit dem Thema ERP-System beschäftigen, sind Sie möglicherweise bereits mit vielen Abläufen und Vorgängen der verschiedensten Systeme vertraut. Hierbei kann schnell die nötige Objektivität verschwinden. Viele Anwendungen kommen Ihnen bereits vertraut und plausibel vor, weswegen Sie die Einschulungs- und Eingewöhnungsphase Ihrer Mitarbeiter unterschätzen könnten. Ihre Mitarbeiter werden das neue ERP-System bei der Einführung wahrscheinlich zum ersten Mal sehen und nutzen. Eine Eingewöhnungszeit dauert mitunter länger als Sie zunächst planen. Versuchen Sie daher stets objektiv zu bleiben oder ziehen Sie stellenweise Mitarbeiter verschiedener Abteilungen zu Rate und lassen Sie diese einen Blick auf die potenziellen Systeme werfen.

 

Externe Kosten:

Diese Faktoren hingegen beziehen sich auf entstehende Kosten, die von den externen ERP-Anbietern ausgelöst werden. Darunter fallen beispielsweise der notwendige Erwerb von Hardware, der Erwerb der User-Lizenzen für z.B. Datenbank-Server, die Datenmigration und die spezifische Anpassung des Systems auf das Unternehmen. Auch hier muss darauf geachtet werden, dass häufig Folgekosten, wie Wartungs- und Supportkosten nicht in der Preisgestaltung der ERP-Anbieter berücksichtigt werden.

Auch hier gilt: Sprechen Sie mit den ERP-Anbietern im Detail über die Kosten und Preisgestaltung. Lassen Sie sich genaue Darstellungen für nachstehende Wartungs- und Supportkosten für das ERP-System geben. Diese sind elementar, wenn Sie Ihr ERP-Projekt auch auf mehrere Jahre hinweg genau budgetieren möchten.

 

Begleitende Kosten in einem ERP-Projekt:

Erstens kommt es anders als und zweitens als man denkt. Bereiten Sie sich als vorausschauender Projektleiter darauf vor. Man hat schließlich schon vielerorts rollende Köpfe für überschrittenes Budget gesehen, außer am Berliner Flughafen.

Sammeln Sie lieber nach erfolgreicher Implementierung Komplimente für das eingesparte Geld und kalkulieren zwischen 10% und 15% Sicherheitspuffer in das gesamte Projektbudget. Dies muss der ERP-Lieferant ja nicht wissen.

 

Fazit: Gesamtkosten eines ERP Projekts

Die meisten unserer Neueinführungen bewegen sich zwischen 100.000€ und 500.000€. Der Kunde entscheidet letzten Endes, was er benötigt. Unsere Aufgabe ist es, Ihnen ein funktionales und hochmodernes Werkzeug an die Hand zu geben, welches Ihren Ansprüchen gerecht wird. Wir liefern Ihnen dieses Werkzeug, Sie wenden es an und bestimmen den Nutzen, welcher sich für Sie durch Ihre Nutzung ableitet.

Nun ist es an Ihnen den ROI mit uns zu definieren. Denn an dieser Stelle kommt der überraschende Punkt: Obwohl die Implementations- und Anpassungskosten – und damit auch die Projekt-Komplexität immer weiter steigen – signalisieren uns unsere Kunden, dass ein Bestehen im Markt ohne professionelle ERP-Lösung heute ungleich schwieriger wäre. Denn: Wer nicht mit der Zeit geht, der geht mit der Zeit.

Durch die in allen Lebensbereichen einsetzende Digitalisierung erfährt die IT-Landschaft eines Unternehmens mittlerweile einen anderen Stellenwert als dies früher der Fall war. Unternehmen tendieren interessanterweise genau aus diesem Grund laut neusten Leasing-Studien gerade im Bereich IT dazu, die strategisch wichtige IT-Infrastruktur in ihrem Eigentum zu wissen. Dies verläuft spannenderweise entgegen dem Trend zum Leasing in anderen Bereichen wie Maschinen oder KfZ, was vermutlich mit der Bedeutung des Gegenstandes für ein Unternehmen zu tun hat. Ist dies ein Gebrauchsgegenstand (Firmenwagen) oder ein geschäftsrelevantes Investitionsobjekt wie die IT, bei welchem die Geschäftsführung die Zügel in der Hand behalten möchte. Diese Entscheidung darf auch Geld kosten, um sich in Eigentum des Unternehmens zu befinden.

Eine weitere Möglichkeit ist das Leasing einer ERP-Software. Jedoch müssen wir mit einem Vorurteil aufräumen: Leasing ist nichts für den klammen Unternehmer, der seine Kasse schonen will. Leasing ist ein gutes Mittel um Investitionen zu tätigen und diese über den Ertragswert zu finanzieren. Die große Mehrheit der Unternehmen (60 %) setzt Leasing laut neusten Erkenntnissen ein, um die Liquidität des Unternehmens zu schonen.

Weitere Dienstleistungen (Service Hotline, Wartung,…) können mitgeleast werden, sofern es sich um Ihrer Meinung nach notwendige Tätigkeiten handelt, welche für die dauerhafte Nutzung sinnvoll sind.

Die ERP-Software-Miete unterscheidet sich vom Leasing dadurch, dass dem Unternehmen alle Leistungen rund um das ERP zu einem festen, monatlichen Preis angeboten werden.

Alle 3 Varianten sind mittlerweile bei den meisten Anbietern übliche Praxis.

Sie können selbst wählen, ob Sie eine ERP-Software auf eigenen Servern betreiben (on premises) oder über das Internet aus der Cloud (Stichwort: SaaS – software as a service) beziehen möchten. Gerade Unternehmen aus dem Mittelstand bekommen mit einem Cloud ERP die attraktive Option, eine moderne und flexible ERP-Software anzuschaffen, ohne dabei hohe Initialkosten tätigen zu müssen. Cloud ERP, die Nutzung externer Rechenzentren für das eigene ERP System bei Verzicht auf eigene IT-Infrastruktur, liegt seit Jahren im Trend. Hiermit verbunden sind Vorteile auf finanzieller Seite, wie auch Nachteile im Hinblick auf Erweiterbarkeit, Datensicherheit und Zuverlässigkeit.

Vorteile Cloud:

Cloud-basierte ERP-Systeme sind in der Regel günstiger zu betreiben als Inhouse-Installationen, da der Aufwand für die Bereitstellung, Wartung und Modernisierung einer eigenen IT-Infrastruktur für diesen Bereich weitgehend entfällt. Die Kosten für IT-Fachpersonal lassen sich ebenfalls reduzieren bzw. sogar ganz einsparen. Auch lässt sich ein Cloud ERP erfahrungsgemäß in kürzerer Zeit einführen, da wenig Anpassung an der Software stattfindet, um individuelle Prozesse abzubilden. Mit einem Cloud System versucht man nah am Software Standard zu bleiben, was ausreichen kann oder auch nicht.

Nachteile Cloud:

Im Hinblick auf den Betrieb eines ERP-Systems in der Cloud stellt sich natürlich die obligatorische Frage: Wie gestaltet sich die Datensicherheit in der Cloud? Schließlich handelt es sich um sensible Unternehmensdaten, welche in fremde Rechenzentren ausgelagert werden. Diese Rechenzentren befinden sich häufig sogar im Ausland – Stichwort Cloud Act bei Anbietern wie Microsoft, Amazon oder Salesforce aus den USA. Ein weiteres Argument ist die Abhängigkeit von der Qualität der Internetverbindung und die hohe Browserauslastung durch Cloud ERP.

Darüber hinaus sind der Funktionsumfang und die Anpassungsfähigkeit an die individuellen Geschäftsprozesse bei Lösungen aus der Cloud nur in seltenen Fällen mit dem klassischer ERP-Software vergleichbar. Oftmals werden lediglich die Kernfunktionalitäten geboten, die auch im KMU-Bereich nur wenigen Firmen eine angemessene Nutzung ermöglichen. Somit will die Entscheidung für Cloud ERP zum jetzigen Zeitpunkt gut überlegt sein, denn ein on premises System ist nach wie vor optimal angepasst an die hausinternen Prozesse des Kunden.

Mit den verantwortlichen Personen wird gemeinsam diskutiert, wohin sich Unternehmen und Branche in den kommenden Jahren entwickeln werden. Wünscht das Unternehmen beispielsweise zu expandieren oder plant es eine Entwicklung vom Produzenten zum Dienstleister? Die ERP-Software lässt sich dabei im Idealfall flexibel an solche Veränderungen anpassen und wächst mit. Bei der Wahl des Anbieters kann ebenso entscheidend sein, ob auch nach der erfolgreichen Einführung ein ausreichender Support erfolgt und welche fortlaufenden Kosten hierbei wie auch bei Updates entstehen. Eine zukunftsfähige ERP-Software kann Ihre kundenindividuellen Geschäftsprozesse abbilden. Die Release-Fähigkeit des zugrunde liegenden Standards wird nicht eingeschränkt. Moderne ERP-Lösungen sind im „Kern“ webfähige Systeme. Sie sind komplette Neuentwicklungen und basieren heute bspw. auf den De-facto-Technologie- Standards Java oder Microsoft .NET. Ihre Daten werden zentral gehalten und können von berechtigten Nutzern überall via Internet abgerufen werden.

Um die Jahrtausendwende herum wurden in vielen Unternehmen ERP-Systeme eingeführt. Aufgrund des Jahr-2000-Problems (y2k), auch bekannt als Millennium-Bug und der Einführung des Euro, nutzten viele Unternehmen die Möglichkeit, ihre alten Systeme durch neue Enterprise Resource Planning Software zu ersetzen. Da die durchschnittliche Nutzung sich bislang auf ungefähr fünfzehn Jahre erstreckte, sind derzeit also viele Unternehmen auf der Suche nach einer zeitgemäßen Alternative.

ERP-Wechselzyklen zeigen an, wie lange Unternehmen an ihren ERP-Systemen festhalten, bevor sie auf neue Lösungen umsteigen. Hierbei sind nicht Release-Wechsel gemeint, sondern Umstiege auf ein komplett neues System. Tendenziell werden die ERP-Wechselzyklen immer kürzer.

Ein wesentlicher Grund für die zunehmende Flexibilität (also die kürzer werdende Bindungsdauer in Jahren an das bisherige ERP System) ist in folgendem Paradigmenwechsel zu suchen: immer mehr Unternehmen entscheiden sich für Cloud-ERP-Lösungen. Im Gegensatz zu On-Premises-Lösungen, die zunächst aufwendig installiert werden müssen, ist Cloud-ERP-Software sofort einsatzbereit. An dieser Stelle findet jedoch wenig Anpassung an Ihre individuellen Prozesse statt.

Laut seriösen Markterhebungen liegt das Durchschnittsalter der von mittelständischen Unternehmen verwendeten ERP-Lösungen momentan bei etwa neun Jahren. Im Einzelfall liegt das Alter also auch wesentlich höher. In wirtschaftlich schwierigen Zeiten wirken sich veraltete Softwarelösungen, die zudem oft als Insellösungen nur lose miteinander verknüpft sind, besonders unvorteilhaft aus. Gerade wenn es darauf ankommt, einen schnellen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu erhalten, ist es wenig hilfreich, wenn die relevanten Kennzahlen aus verschiedenen Systemen zusammengesucht und dann noch mit Excel aufbereitet werden müssen, weil das System nicht mehr hergibt. Zeitgemäße ERP-Systeme integrieren Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Management Informations-System so miteinander, dass die Entwicklung des eigenen Unternehmens immer transparent erkennbar ist. So können zeitnahe und fundierte Managemententscheidungen gefällt werden. Der Faktor Zeit kann in diesem Moment sprichwörtlich viel Geld bedeuten.

Weitere Faktoren, welche mittlerweile zur Verkürzung von ERP Wechselzyklen beitragen sind:

  • erleichterte Datenübernahme für Sie oder den Anbieter durch immer bessere Software
  • kürzer werdende Einarbeitungszeiten für Sie und Ihre Mitarbeiter
  • fallende Kosten der Lösungen

Es gibt einige Open-Source ERP Anbieter, welche Ihr System ohne Lizenzkosten zur Verfügung stellen. Selbstverständlich müssen auch diese Anbieter irgendwie Geld verdienen und durch Schulung und Dienstleistung (Software Anpassung z.B.) geschieht dies dann auch. Häufig bleiben open Source Anbieter sehr nah am Standard der Software, da Kunden meist kleine bis mittlere Unternehmen sind, welche ein ERP anschaffen möchten, aber nicht viel Geld auszugeben wünschen. Somit ist ein open source ERP die ideale Lösung für alle Beteiligten.

Wir haben für Sie ein Dokument der Open Source ERP Anbieter zusammengestellt. Sie können es hier kostenlos herunterladen.

Mittlere bis größere Unternehmen stellen an Ihre Unternehmenssoftware meist andere Anforderungen, als ein kleines Unternehmen, welches erstmalig ein System anschafft. Meist sollen Prozesse individuell gestaltet werden und der Kunde hat zudem sehr genaue Vorstellungen, was das neue System können sollte im Vergleich zu seinem jetzigen/alten System.

Wieso sollten wir Ihnen andere Anbieter nicht aufführen? Sie finden früher oder später sowieso mit Hilfe von Google jeden Marktbegleiter von uns und wir überzeugen Sie gerne durch Content und Expertise und ersparen Ihnen die mühselige Suche nach vielen Anbietern.

Und: wir freuen uns, wenn wir und unser Team Sie von uns überzeugen dürfen. Wir sind nicht die billigsten, aber am Ende doch preiswert (den Preis wert!).

Wir haben für Sie ein Dokument der kommerziellen ERP Anbieter zusammengestellt. Sie können es hier kostenlos herunterladen.

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