Erstpräsentation: Look and Feel – eNVenta ERP

Erstpräsentation: In diesem Video ist das Motto Look and Feel – wobei es darum geht einen ersten Eindruck vom System zu bekommen. ERP Novums Prokurist Herr Yassin Bijou zeigt die allgemeinen Funktionen und den Aufbau von eNVenta ERP. 

Erstpräsentation – Agenda / Einleitung  (00:20)

In dem Video wird es sich um folgende Themen handeln:

1. Allgemeine Highlights
2. Kundenstamm
3. Artikelstamm
4. Angebots- und Auftragsabwicklung
5. Ausblick Produkt-Konfigurator

Erstpräsentation – Allgemeine Highlights des Systems (02:27)      

eNVenta ERP wird über den Browser als Java-Client Applikation aufgerufen.

eNVenta ERP kann man auch auf eine der anderen vielen Sprachen, die man unter ‚Language‘ finden kann, aufrufen. Einwandfrei maskendurchgängig verfügbar ist das System jedoch ausschließlich in deutscher und englischer Sprache mit Support durch den Hersteller ausgestattet.

Man geht unten auf ‚Starte Applikation‘ und gibt seine Anmeldedaten ein und nach kurzem Warten öffnet sich eNVenta ERP.

Erstpräsentation – Navigator mit allen eNVenta ERP Module  (04:23)

Auf der linken Seite des Fensters findet man oben den Navigator, von welchem man in die einzelnen Module springen kann. Die Module sind aufgeteilt in verschiedene Bereichen wie z.B. Verkauf, Projektmanagement, Einkauf, Lieferant,…

Erstpräsentation – eNVenta ERP Mainframe – Hauptarbeitsbereich (05:11)

In der Mitte findet man den Mainframe (Hauptarbeitsbereich). Wenn man eine Maske aus der linken Seite mit Doppel-Klick auswählt, sieht man diese Maske bzw. den Vorgang komplett im Mainframe angezeigt und diesen kann man dann wieder mit ‚X‘ Schließen.

Erstpräsentation – weitere Hilfsmittel, wie Fokus, Kundenberater, usw. (05:37)

Auf der rechten Seite sieht man dann entsprechend weitere Hilfsmittel wie z.B. den ‚Fokus‘, der uns die allgemeinen Informationen zum Vorgang liefert. Ganz oben auf der Seite werden die Registerkarten angezeigt. Diese führen in den jeweils entsprechenden Bereich des Vorgangs.

Erstpräsentation – eNVenta ERP Zoom / Dashboard (06:00)

Das Erste was uns nach dem Start in eNVenta ERP begrüßt, ist ein im wahrsten Sinne des Wortes hervorragendes Feature von eNVenta, nämlich das eNVenta Zoom. Hier hat man die Möglichkeit, individuell für jeden Sachbearbeiter, Informationen bzw. kleine Plug-Ins bereit zu stellen. Wie z.B. Informationen zu meinen kritischen Kunden, Rückständige Artikel oder auch wie der Verlauf des Umsatzes oder des Ertrages in den letzten Monaten aussieht etc. Man kann sich dieses Dashboard sehr individuell zusammenbauen, wie z.B. Verlauf von Umsatz-Ertrag, Top 50 Neu-Kunden oder man kann hier auch Favoriten hinterlegen lassen und dann hat man hier eine Maske die als Dashboard fungiert und welche mir, meine relevanten Informationen morgens als erstes anzeigt. (Weitere Videos zu Zoom/Dashboard)

Erstpräsentation – Telefon Integration per TAPI Schnittstelle (07:14)

Dann hat man hier entsprechend eine wichtige Integration (Eventuell auch für den Verkauf) – die Telefonanlage (CTI/TAPI). Man kann diese in eNVenta anbinden und sollte jmd. Sie über die Telefonanlage kontaktieren, würde man dann sofort die Information erhalten, wer einen gerade anruft und hat dann die Möglichkeit den Anruf direkt abzunehmen. Man könnte dann sogar aus dem Anruf heraus direkt einen Call anlegen. Wenn es ein bereits existierender Kunde ist, könnte man auch einen Auftrag oder ein Angebot direkt erfassen.

Erstpräsentation – Wiedervorlage: Kommunikation intern mit Kollegen (08:09)

Es gibt in eNVenta auch eine interne Kommunikationsmöglichkeit, und zwar wäre das die ‚Wiedervorlage‘. Diese gibt es für den Fall, dass man eine Rückfrage bei einem Kollegen hat. Um eine Konversation zu starten, ruft man den Artikel auf und geht auf den Button ‚Wiedervorlage‘ und dann kann man über diese Wiedervorlage einen Chat, mit seinem Kollegen oder seinem Chef, über das Thema xyz führen.

Wenn man einen Chat mit nur zwei Personen haben möchte, würde das so aussehen, dass man ganz normal den Text in der ‚Nachrichten‘ Zeile eingibt und dann kopiert man sich diesen, gibt die Person ein und verschickt es mit dem Speichern Button und dann geht man wieder in die Wiedervorlage rein, fügt den Text wieder in der ‚Nachrichten‘ Zeile ein, gibt den Namen dieser Person ein und verschickt es erneut.

Wenn man eine Wiedervorlage erhält, passiert es automatisch, dass oben ein rotes Batch-Icon auftaucht und man hieran erkennt, dass es eine neue Wiedervorlage gibt.

Mit einem einfachen Klick, kann man sich die Nachricht, die oben links erscheint, durchlesen, wenn man sich z.B. in einer anderen Maske befindet, kann man mit Doppelklick auf den grün markierten Datensatz sofort in die Artikel Maske gelangen. (Weiteres Video zur Wiedervorlage)

Erstpräsentation – Kommunikation nach extern (11:29)

Man könnte mit eNVenta auch extern kommunizieren – das heißt man hat eine direkte Anbindung mit seinem SMTP Server oder seinem Outlook Server. Man hat damit die Möglichkeit seine E-Mails, die man vorher in einem entsprechenden Ordner abgelegt hat, zu importieren und diese dann als Call anzulegen und man könnte dann über eNVenta mit seinem Kunden extern kommunizieren. Wenn ein Kunde z.B. Informationen zu einem Artikel haben möchte, eine Artikelliste beispielsweise, könnte man das in dem Artikelstamm, über die jeweilige Druck-Funktion auslösen. Man könnte sie auch per E-Mail verschicken. Die Artikelliste ist als PDF im Anhang mit hinzugefügt und man löst dann den Druckvorgang aus. Außerdem kann man individuelle E-Mail-Vorlagen verwenden. Dies geht über die Vorlagenauswahl‘, die man dann für den jeweiligen Bereich vordefinieren könnte. Wenn man die Druck Maske aus dem Kundenstamm öffnet, hat man  auch Zugriff auf die Kundendaten bzw. die Ansprechpartner.

Man kann den Text in der Nachricht vordefinieren und/ oder anpassen.

Erstpräsentation – Outlook synchronisieren  (14:52)

Man hat auch die Möglichkeit sich über, ‚Druck‘ auf ‚Dokumente‘ die Übersicht aller verschickten E-mails zu dem Kunden anzuschauen und man kann die E-Mails wieder aufrufen. Die E-mails werden auch zeitgleich in dem Outlook Postfach entsprechend verwaltet.

Erstpräsentation – Dokumentenmanagement System (15:34)

Das nächste Feature wäre das Dokumenten-Management-System. Man sieht oben einen Archive Button (Ordner als Symbol), welcher einem visualisiert, dass für diesen Kunden ein Dokument hinterlegt ist. Die rote Einfärbung des Archiv-Buttons mit der Anzeige der Anzahl der Archivmappen ist übrigens eine Funktion unserer ERP Novum Eigenentwicklung im eTrade Paket. Man hat hier ein Dokumenten System, das angebunden wurde und welches einem erlaubt Word-Dokumente, Bilder und PDF-Dateien etc. hier zu hinterlegen und das kann man dann auch von hieraus aufrufen und je nachdem wie das Archiv konfiguriert ist, hat man die Möglichkeit seine Dokumente aus dem Auftrag oder aus dem Angebot heraus direkt aufzurufen. Außerdem könnte man das Dokument hieraus auch versenden, das heißt per E-Mail entsprechend aufrufen und das Dokument wird im Anhang wieder automatisch hinzugefügt.

Selbstverständlich kann man das Dokument auch abspeichern, um vielleicht später darauf zurückzugreifen.

Weiteres Video zum Thema Dokumenten-Management (DMS)

Erstpräsentation – Globale Suche / Lucene-Suche (17:12)

Die globale Suche ist ein weiteres Feature von eNVenta. Diese findet man über die Registerkarte mit der ‚Lupe‘. Mit der globalen Suche hat man jederzeit die Möglichkeit eine allumfassende Suche auszuführen. Man kann oben einen entsprechenden Suchbegriff eingeben und unten in der Liste werden alle Ergebnisse zu diesem Begriff angezeigt. Mit einem Doppel-Klick kann man sich diese dann auch aufrufen. Die Felder, über welche die Lucene-Suche im System laufen soll, kann man selbstverständlich frei definieren.

Wenn man nicht weiß, wie der Name genau geschrieben wird, kann man auch eine ‚Ähnlichkeitssuche‘ ausführen und man bekommt alle Ergebnisse die ähnlich diesem Begriff sind. Suchen Sie nach Meier, dann werden ähnliche Ergebnisse wie Mayer oder Maier als Treffer angezeigt. Diese Ergebnisse könnte man dann auch noch weiter filtern mit dem Auswahlkästchen ‚Filter‘.

Praxistipp: viele Kunden nutzen für die Suche ausschließlich nur noch das Lupen Fenster rechts oben zur Eingabe von beispielsweise der Auftragsnummer, Kundensuche, usw.

Weiteres Video zum Thema Suche.

Erstpräsentation – Responsive Design der Fenster  (21:53)

Ganz kurz zum Thema Responsive Design: wie man im Video sieht, ist eNVenta auf dem Bildschirm kompakter dargestellt. Je nachdem, wie die Bildschirmauflösung ist, kann man sich seine Maske an den Seiten, mit den Doppelseitigen Pfeilen, größer ziehen.

Der Inhalt der Maske ordnet sich dann automatisch entsprechend responsive den Gegebenheiten der Gesamtgröße der Maske an.

Im Video sieht man, wie sich die Hauptmaske durch Verkleinern und Vergrößern entsprechend anpasst.

Außerdem hat man den Effekt, dass beim Verkleinern der Hauptmaske, der Balken für das Verschieben des Inhalts von links nach rechts und umgekehrt, dann wegfallen würde. Man hätte dann den Balken nur noch fürs Verschieben nach unten und nach oben – dies sorgt definitiv für eine verbesserte Ansicht, wie bei den Web-Shops oder der Google Suche.

Erstpräsentation – Mehrere Monitore Nutzbar / Drag and Drop (24:42)

Man hat die Möglichkeit (mit Rechtsklick auf die Maske) die gewünschte Maske, in einem weiteren Fenster zu öffnen, wenn man z.B. mit zwei Bildschirmen arbeitet oder zeitgleich in einer anderen Maske etwas nachschauen möchte.

Wenn man dann in zwei Fenstern seine verschiedenen Masken geöffnet hat, kann man mittels Drag und Drop z.B. einen Kunden aus der Kundenmaske in die Auftragsmaske ziehen oder in die Angebotsmaske usw.

Erstpräsentation – Automatisch Kunden-Informationen anzeigen (27:16)

Wenn man sich nun einen Kunden, Artikel oder z.B. einen Ansprechpartner genauer angucken will, dann fungieren die jeweiligen Pfeile als Weiterleitung zu der dazugehörigen Maske.

eNVenta ist so entworfen worden, dass man aus vielen verschiedenen Bereichen bzw. Feldern und Clustern zu den dazugehörigen Masken gelangen kann. Auch wenn die Maske komplett zu ist, wird beim Doppel-Klick das Fenster neu geöffnet.

Die Weiterleitung über das Flugzeug in sogenannte Kunden- oder Lieferantencockpits sind Funktionalitäten unserer ERP Novum Eigenentwicklung eTrade, welche Sie nur bei uns erhalten.

Erstpräsentation – Bestand aus anderer Maske einsehen (30:51)

Im Video wird gefragt, ob es auch möglich ist, aus der Maske Angebot heraus, den Artikel bzw. den Bestand eines Artikels einzusehen. Dies ist durchaus mit einem Klick auf den Button ‚Bestand‘ möglich, oder noch einfacher: Wenn man eine Position (Artikel) eingegeben hat und diese markiert hat, wird unten im Fenster unter ‚Effektiv‘ der Bestand effektiv gezeigt und unter ‚noch Zuteilbar’ die noch zuteilbar sind.

Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, sich die detaillierten Bestandinformationen aus einer anderen Maske heraus anzugucken. Diese wäre, die Artikelauswahl-Maske.

In der Artikelauswahl sucht man sich seinen Artikel und sieht dann seine Lagerliste, die man sich ansehen kann oder man kann sich die detaillierten Bestandsinformationen anzeigen lassen. Man sieht dann, wie die Terminierung aussieht. Z.B. Welche Aufträge und Bestellungen sind gerade erfasst, wann kommen Sie bei uns an, wann müssen die Bestellungen raus etc.

Erstpräsentation – Zusammenfassung – (37:56)

Erstpräsentation –  Auftragsabschluss/Auftragsbestätigung (40:16)

Nach Abschluss der Auftragsbestätigung soll automatisch eine Nachricht an den Kunden verschickt werden.

Wie der Auftrag abgeschlossen wird, zeigen wir Ihnen hier. Während des Workshops werden Reports zu verschiedenen Bereichen für Ihr eNVenta System hergestellt. Der Kunde Meyer wurde hier geöffnet und man sieht, dass alle Kundeninformationen als Word Dokument wiedergegeben werden.

Die Auftragsbestätigung ist ein Report, welchen man in den Workshops gemeinsam mit dem Kunden aufbaut bzw. erstellt und es gibt auch ein Standardformular, an welchem man sich orientieren kann.  Dieser Report wird dann automatisch mit den ganzen Informationen zum Auftrag aus dem Auftrag heraus eigenständig befüllt und aus eNVenta direkt rausgeschickt. Das Rausschicken der E-mails (Bestätigung) könnte man dann auch voll automatisiert einstellen, so dass der Sachbearbeiter aus dem Verkauf nichts mehr machen müsste. Die Aufgabe würde dann ein sogenannter ‚Job‘ aus eNVenta heraus automatisiert erledigen.

Videos zum Thema Reports erstellen: Video 1 / Video 2

Erstpräsentation – Belegfolge (41:39)

Man verfügt auch über weitere Funktionalitäten in eNVenta, zum Beispiel die Belegfolge, welche mir auf einem Zeitstrahl anzeigt, wann der Auftrag erstellt, wann der Lieferschein oder die Rechnung gedruckt wurde. Man sieht auch, wann die Zahlung des Kunden eingegangen ist.

Im Real Life ist es vermutlich regelmäßig so, dass die Belege nicht alle an einem Tag erstellt werden, sondern sich über viele Tage hinweg ziehen und da ist es natürlich von Vorteil, wenn man verfolgen kann, wann was gemacht wurde. Man kann auch einsehen, wann die Zahlung erfolgen werden soll.

Man sieht auf der rechten Seite unter dem Kundenberater den „Preisspiegel“, den man aufrufen kann. Wenn man nun einen Kunden am Telefon hat und wenn man die Kundennummer hat, kann man diese im Auftrag eingeben und dann erhält man direkt Informationen zum Artikel, den man im Auftrag gerade erfasst hat. Z.B. wie sich der Umsatz bei dem Artikel verhält oder wie die Kunden-Nachfrage zum Artikel ist und dann kann man darauf reagieren bzw. diese Informationen nutzen.

Es gibt auch weitere Informationen, z.B. wie sich der VK zu diesem Artikel, zum Kunden oder insgesamt verhält und somit kann man hierauf reagieren, ohne dass man eine aufwendige Recherche im System betreiben braucht.

Erstpräsentation – Client Side Customizing (43:28)

Außerdem gibt es in eNVenta ERP das CSC (ClientSideCustomizing). Das ist ein sehr mächtiges, beliebtes und sehr oft genutztes Tool von unseren Kunden.

CSC bietet die Möglichkeit, das Masken-Layout entsprechend anzupassen.

In eNVenta ERP gibt es viele Felder und viele Funktionen, die Ihren Sinn und Zweck haben. Es kann aber immer sein, dass der ein oder andere keine Anwendung für ein bestimmtes Feld in seinem Projekt hat. Wenn das Feld dann ‚stört‘ kann man es über CSC ausblenden. Es kann auch jederzeit über CSC an eine andere Stelle versetzt werden.

Wenn man z.B. sagt, dass man die E-Mail-Adresse immer im Auge haben möchte, kann man diese entsprechend markieren oder das Feld verschieben.

Weitere CSC Videos: 1 – 2 – 3 

Erstpräsentation – Globale Suche / Lucene Suche (44:48)       

Dann hier nochmals kurz globale Suche bzw. die Lucene Suche – Wo man eine Teilsuche bzw. eine Ähnlichkeitssuche durchführen kann, um entsprechende Ergebnisse zu erhalten und diese könnte man dann weiter filtern.  Diese Suche findet sich dann in Teilen in eNVenta wieder z.B. bei der Artikelauswahl. Hier kann man nach einem bestimmten Suchbegriff suchen, wie bei der Google Suche.