Event Manager Plus / zeitgesteuerte Events – eNVenta ERP

Event Manager Plus / zeitgesteuerte Events

Wie die meisten von Ihnen bereits wissen, bietet eNVenta im Standard ein Event Management an.

Wir haben die Funktionalitäten des Event Managers nun in unserem ERP Novum Modul Event Manager Plus für Sie erweitert.

Event Manager Standardfunktionen in eNVenta ERP

Hier können beim Eintreten bestimmter Aktionen vollkommen automatisiert Nachrichten per E-Mail oder Wiedervorlage an die entsprechenden Sachbearbeiter gesendet werden, ohne dass in eNVenta etwas zu programmieren ist.

Gibt es ein entsprechendes Event in eNVenta, so löst dieses die gewünschte Aktion aus.

Mögliche Beispiele:

• Es wird ein Artikel mit dem Kennzeichen Divers oder Beschaffungsartikel angelegt, hierüber soll ein bestimmter Mitarbeiter per Wiedervorlage informiert werden
• Ein Wareneingang ist nicht vollständig, der zuständige Mitarbeiter soll automatisch informiert werden
• Es wurde ein neuer Kunde mit dem MwSt-Kennzeichen „EU“ anlegt und die Finanzbuchhaltung soll die Vollständigkeit der Daten prüfen
• Es Kunde wurde gesperrt und die Abteilung Außendienstmitarbeiter soll per Mail informiert werden

Event Manager Plus – Erweiterungen des Event Managements in eTrade 

Gemeinsam mit unseren Kunden haben wir aus der Praxis heraus drei Punkte erkannt, welche den Event Manager für Sie noch viel umfangreicher nutzbar und somit noch weitaus wertvoller machen:

• Zeitgesteuerte automatische Überprüfung und Ausführung von Events
• Belegbezogener Versand von Dokumenten
• Nutzung bereits vorhandener Dokumentenvorlagen aus dem Verkauf und Einkauf

Event Manager Plus – Zeitgesteuerte Events

Bisher benötigte der Event Manager immer ein auslösendes Event, welches in der Praxis nicht immer existiert.

Mögliche Beispiele hierfür im Event Manager Plus:

• Selektieren Sie sämtliche Vorkasse-Aufträge, welche älter als 10 Tage sind und noch kein Zahlungseingangseingang festgestellt werden konnte.
• Welche Aufträge größer x EURO sind mit der Lieferung überfällig

Mit unserer Erweiterung können Sie nun Events definieren, welche nach Ihrem gewünschten Zeitplan via Jobserver bearbeitet werden!

Event Manager Plus – Belegbezogene Dokumente via E-Mail

Eine weitere gewünschte Funktionalität war die Möglichkeit, Belege aus dem Verkauf oder dem Einkauf an die generierten E-Mails anhängen zu können.

Mögliche Beispiele hierfür im Event Manager Plus:

• Ein Kunde soll automatisch eine Zahlungserinnerung für einen platzierten Vorkasse-Auftrag erhalten. Diese Erinnerung soll über eine Dokumentenvorlage erfolgen und als Anhang die Auftragsbestätigung mit dem Zahlungshinweis enthalten.
• Interessenten sollen automatisch an nicht bestätigte Angebote erinnert werden, ggf. mit einem zusätzlichen Rabatt oder Aktionscode. Im Anhang soll das Angebot erhalten sein.

Event Manager Plus – Nutzung vorhandener Dokumentenvorlagen

Die im Verkauf oder Einkauf bereits definierten Vorlagen können nun im Event Manager Plus direkt eingebunden werden.

Beispiel Verkauf im Event Manager Plus:

Ein Praxis-Beispiel für den Event Manager Plus:

Alleine das Thema „Angebote nachverfolgen“…
Überlegen Sie bitte einmal…
Mal angenommen, Sie schreiben vielleicht 5000 Angebote im Monat…
Diese müsste entweder
a) eine Person von Hand nachverfolgen
oder
b) durch den Event Manager Plus erfolgt eine automatisierte Nachverfolgung
Allein durch Nutzung von b) haben Sie x-% mehr Umsatz.

Dies kann man auf viele Beispiele übertragen, z.B. „Erinnerung Vorkassezahlungen“, „automatische Mitteilungen von Lieferterminverschiebungen“, usw.

(Preis auf Anfrage)

Event Manager Plus Live-Präsentation:

Vielen Dank an unseren Kunden Edgar Borrmann GmbH & Co. KG aus 35463 Fernwald für die Bereitstellung seiner Schulungsvideos.

Beschreibung der Präsentations-Inhalte:

In diesem Video wird gezeigt, wie man im Event Manager Plus eine E-mail Vorlage bzw. eine Wiedervorlage erstellen kann.

Es gibt den Event Manager grundsätzlich im Standard eNVenta. Der Event Manager bietet an, dass beim Eintritt von bestimmten Ereignissen, völlig automatisiert Nachrichten per E-Mail oder Wiedervorlage an bestimmte Sachbearbeiter oder E-Mail-Adressen, die im System hinterlegt sind, verschickt werden kann. Das heißt, wenn es entsprechend ein Event in eNVenta gibt: wenn z.B. ein Angebotsabschluss ausgelöst wurde oder ein Lieferschein wurde gedruckt, dann kann aus diesen Ereignissen eine Aktion ausgelöst werden. Diese kann dann in Form von einer Wiedervorlage im System oder einer E-Mail erfolgen.

Einige mögliche Beispiele im Ereignismanager bzw. Event Manager aus dem Standard wären z.B. ein Artikel mit dem Kennzeichen Beschaffungsartikel, der angelegt wurde und darüber soll ein bestimmter Mitarbeiter informiert werden. Als Beispiel, wenn jemand generell in der zentralen Stammdatenpflege (z.B. im Artikelstamm) etwas ergänzt oder ändert, dann soll vielleicht ein bestimmter Mitarbeiter informiert werden oder wenn ein Wareneingang gebucht wird, der noch nicht vollständig ist, dann könnte eventuell auch ein bestimmter Mitarbeiter informiert werden oder z. B. ein Kunde mit dem Mehrwert-Steuerkennzeichen EU wurde angelegt, und muss von den FIBU Mitarbeitern geprüft werden, da vielleicht noch Angaben fehlen, dann macht man eine Wiedervorlage. Oder ein Kunde, der gesperrt wurde und die Mitarbeiter vom Außendienst sollen darüber informiert werden, weil man zum Beispiel beim nächsten Außendienst Besuch entsprechend mit dem Kunden sprechen oder agieren möchte und sich abstimmen kann, wieso, weshalb, warum.

Das waren jetzt gerade die jetzigen Möglichkeiten und die möglichen Beispiele aus dem Standard, die man nutzen kann ohne, dass irgendwelche Modul-Programmierungen separat gemacht werden müssten.

Aufbauend darauf haben wir jetzt gemeinsam mit anderen Kunden aus der Praxis heraus 3 wichtige Punkte erkannt, die nicht im Standard enthalten sind, aber den Event Manager so weit umfangreicher und noch besser nutzbar machen.

Zum einen wären das
– > Zeitgesteuerte automatische Events

zum anderen wäre das:
– >Der belegbezogene Versand von Dokumenten
wenn sie automatisiert eine E-Mail aus dem System verschicken gibt es wahrscheinlich die Anforderungen auch einen Beleg mitzuschicken zum Beispiel der Angebotsbeleg etc.

der dritte Punkt wäre das:
– > Im Einkauf und Verkauf bereichsübergreifend, alle vorhandenen Dokumenten-Vorlage für den E-Mail-Versand nutzen,
wo wir im Standard wiederum aktuell auch noch ein bisschen eingeschränkt sind, dass es nur aus dem jeweiligen Bereich funktioniert.

Diese 3 Punkte: zeitgesteuerter, belegbezogener Dokumenten–Versand per E-Mail und die Nutzung der Dokumente wird hier noch einmal genauer erläutert.

Warum haben wir das geschaffen? Praxisbeispiele:

Zeitgesteuerte Events

Der Standard erwartet von ihnen im Falle eines Events, irgendeine Bewegung oder irgendein Event im Vorgang. Zum Beispiel im Angebot – das heißt im Angebot muss irgendwas passieren damit das Event greifen kann. Im Falle des Belegdrucks zum Beispiel in ihrem Fall, wenn sie den Beleg drucken, dann passiert im Angebot ja nichts – also: sobald sie den Beleg drucken, dann sieht das das Angeboten vor dem Druck genauso aus wie nach dem Druck und deswegen greift hier in diesem Fall der Standard nicht. Deswegen haben wir die Möglichkeit geschaffen bestimmte Events außerhalb der Standardereignis-Logik zeitgesteuert per Job auszuführen. Das heißt in diesem Fall schauen wir, ob es verschickte Angebote gibt und lösen daraus dann ein Event aus. Und an dem Event hängt dann wiederum die Aktion, das heißt die Wiedervorlage bzw. die E-Mail und hier hat man dann wiederum alle Möglichkeiten aus dem Standard.
Weitere Beispiele oder andere Anwendungsmöglichkeiten wären, wenn Sie planen, Vorkasse Aufträge zu selektieren, welche noch keinen Zahlungseingang haben und die älter als 10 Tage sind und den Kunden nun erinnern wollen mit einer Info „Achtung lieber Kunde – du hast noch eine Vorkasse offen“ – im Event Manager Standard funktioniert das so nicht, weil nach 10 Tagen sieht der Vorkasse Auftrag genauso aus wie am ersten Tag. Da kann der Standard Event Manager schlecht auf etwas reagieren.

Genauso wie zum Beispiel, wenn Sie jeden Abend Aufträge per E-Mail melden wollen, die zum Beispiel größer einen Auftragswert von X€ haben und die zum Beispiel mit der Lieferung überfällig sind oder einmal die Woche oder wen auch immer man benachrichtigen will. Das wäre auch ein Anwendungsbeispiel für das zeitgesteuerte Event. Die Zeitsteuerung ist Job gesteuert, das heißt man kann genauso die normalen Logiken aus dem Standard für die Jobs verwenden. Hier in diesem Fall hat man das Event angelegt, ein Angebot verschickt und dann stellt man ganz normal ein, wie oft diese Prüfung laufen soll.

Der zweite Teil wäre der belegbezogene Dokumenten Anhang:
Im Standard ist es so, dass es keine Möglichkeit gibt, an eine bestimmte Aktion einen bestimmten Beleg anzuhängen. Das bietet der Standard insofern nicht an, wir haben aber herausgefunden, dass die Notwendigkeiten bestehen, zum Beispiel bei der Vorkasse Erinnerung oder wie in dem Fall im Video zum Beispiel die Möglichkeit einen PDF- Beleg an die versendete E-Mail mit anzuhängen. Hier haben wir die Möglichkeit geschaffen, dass man an der Aktion zum Beispiel wie in dem Fall im Video an der E-Mail-Aktion einen gedruckten Beleg mit auswählen kann. Im Video wäre es, das Angebot bei der Vorkasse Erinnerung z.B. die Auftragsbestätigung. Manchmal hat man, dass man bei bestimmten Paketdienstleistern, beim Lieferscheindruck, diesen informieren und zum Beispiel den Lieferschein mit anhängen muss.

Der dritte und letzte Punkt wäre, die Nutzung der bereichsbezogenen E-Mail-Vorlagen:
Im Standard ist das so, ausgehend von dem Objekt, das hier ausgewählt wird, hat man nur diese E-Mail-Vorlagen zur Auswahl und unter Umständen damit man diese sauber pflegen oder sauber verschicken kann und konsistent hält, müssten sie die Vorlagen zum Beispiel im Auftrag oder im Angebot einmal an der Stelle im Einzeldruck pflegen.
Zum Beispiel in der Maske ‚Angebot‘ gibt es die Möglichkeit einmal für das ‚Objekt‘ ‚rptSalesDocument‘ bestimmte Dokumente wie E-Mail-Vorlagen zu pflegen dann hat man oben unter ‚Druck‘ nochmals die Möglichkeit unter ‚Objekt‘ ‚cSalesOrder‘ die E-Mail-Vorlagen zu pflegen, das sind alles separate Töpfe. Wenn man sich z.B. im Bereich des Auftragskopfs befindet und einem Ereignis auf Basis des Auftragskopfs erstellen, haben sie dann natürlich nur die E-Mail-Vorlagen aus diesem Bereich zur Auswahl, aber nicht die E-Mails Vorlagen die sich z.B. im ‚Objekt‘ ‚rptSalesDocument‘ befinden, wo eigentlich primär alle E-Mail -Vorlagen liegen. Wie in dem Video z.B., die Vorlage für den Vertreter Versand etc.

Hier hat man die Möglichkeit geschaffen aus all diesen 3 Bereichen in der Aktionsdefinition auswählen zu können, woher man die Vorlagen haben möchte. Man muss dann auch nicht die E-Mail -Vorlagen an allen 3 Stellen pflegen, wenn sie nämlich an einer Stelle gepflegt worden sind, kann man diese in der entsprechenden Stelle einfach so belassen und in der Aktion müsste man die Stelle auswählen und man hat diese dann auch hier zur Auswahl.
In diesem Fall zum Beispiel hat man das Objekt per E-Mail – Vorlage Dokument ausgewählt und wenn hier auf Lupe geklickt wird hat man die E-Mail – Vorlagen zur Auswahl. Wenn jetzt zum Beispiel, die E-Mail – Vorlagen liegen zum Beispiel im ‚Objekt‘ ‚cSalesOrder‘ wählt man das aus, dann hat man diese zur Auswahl. Beispiel: Für bestimmte Szenarien hat man aber die E-mail -Vorlagen z.B. am Objekt ‚cSalesOrderMaster‘ wählen sie das aus. Im Standard geht das nicht, im Standard greift immer der Objekt-Typ zur Vorlage, der hier am Ereignis hängt. In diesem Fall wäre es der ‚cOrderMaster‘? und im Standard hätte man auch nur diese E-mail – Vorlage zur Auswahl, denn vielleicht benötigt man zum Beispiel für den Angebotsversand eine ganz andere. Wie genau die Ereignisse und Aktionen definiert werden müssen ist kein Riesenakt. Wenn man die Lösung oder die Logik aus dem Standard haben will, zum Beispiel aus dem zeitgesteuerten oder nicht zeitgesteuert Event oder aus dem eTrade Plus, dann muss man hier entsprechend wieder angeben auf welches Event man reagieren möchte. Wenn man zum Beispiel auf solche Szenarien kommt, wo es eigentlich in dem Sinne kein klassisches Event gibt, dann verwendet man hier die zeitgesteuerte Logik dann sieht man auch, wie im Video gezeigt, es verschwinden die 3 Event Check Boxen, weil sobald man etwas zeitgesteuertes ausführt, gibt es auch kein Event mehr. Wenn der Job läuft und der Job die selektieren Aufträge hat, ist das schon das auslösende Ereignis.
Ansonsten hat man hier genau die gleichen Funktionen wie Standard, einmal hat man die Bedingungen und unter der Registerkarte Exists hat man in dem Fall auch ganz normal SQL-Funktionalität.

Q&A & (Live Vorführung eines kundenspezifischen Beispiels)