ERP FAQ

 

Auf dieser Seite finden Sie geballten FAQ-Input zum Thema ERP:

Seit wann gibt es ERP-Systeme?

Erste Systeme entwickelte man bereits in den 1960er Jahren. Ursprünglich waren diese Systeme ausschließlich auf die Materialbedarfsplanung (Material Requirement Planning) produzierender Unternehmen ausgerichtet. Daher trugen Sie die Bezeichnung „MRP-Systeme“ – im deutschsprachigen Raum auch bekannt als sogenannte Warenwirtschaftssysteme.

ERP? Ach – Sie meinen Warenwirtschaft?

Häufig wird das Wort Warenwirtschaft als Synonym für den Begriff ERP-Software verwendet. Faktisch gesehen betrachtet man hier jedoch verschiedene Lösungen. Worin liegt der Unterschied zwischen einem Warenwirtschaftssystem und einer ERP-Lösung?

Warenwirtschaft fokussiert sich auf die Waren und deren Lagerhaltung. Eine ERP-Software inkludiert und setzt möglichst alle Ressourcen (Waren, Kapital und Personal) effizient(er) ein, um somit Geschäftsprozesse zu verbessern.  Am besten ist der Unterschied in einigen Aufgabenfeldern zu erkennen:

Was ist Warenwirtschaft? (MRP)

Der Schwerpunkt liegt im Warenwirtschaftssystem beim Materialfluss. Es fallen Aufgaben wie Bedarfsermittlung, Beschaffung, Logistik, Lagerung, der Transport innerhalb des Betriebs und die Produktion, sowie Entsorgung und Recycling in das Aufgabengebiet der Warenwirtschaft.
Die Verbindung von Lagerwirtschaft und Distribution gehört zu einem Warenwirtschaftssystem ebenfalls hinzu. Warenwirtschaft beinhaltet ebenfalls, erfasste Materialien genau zu unterscheiden. Dabei unterscheidet man in folgende Material- und Stoffgruppen:

  • Rohstoffe
  • Hilfsstoffe
  • Halbfabrikate
  • Betriebsstoffe
  • fertige Bauteile für die Montage
  • Bauteile und Endprodukte in Fertigung
  • Ersatzteile
  • Endprodukte
  • Abfall- und Verschleißstoffe
  • Kuppelprodukte
  • zwischengelagerte Produkte des reinen Handels

Die Entwicklung vom MRP zum ERP

In den 1980er Jahren entwickelten sich MRPII-Systeme, welche sich nicht mehr nur auf den Produktionsbereich beschränkten, sondern auch Prozesse aus den Bereichen Personalwesen, Logistik und Vertrieb miteinbezogen. Zusätzlich wurden MRP-Systeme um die Funktion der Produktionsplanung und Steuerung (PPS) erweitert.

In den 1990er Jahren entwickelte sich das „Material Requirement Planning“ zum „Enterprise Resource Planning“ und es entstand die Bezeichnung „ERP-System“. Diese wesentlich komplexeren Softwarelösungen waren ab sofort ebenfalls auf alle weiteren Unternehmensbereiche wie Controlling, Forschung und Entwicklung sowie das Dokumentenmanagement und die Stammdatenverwaltung ausgelegt.

 

Was ist nun ein ERP-System?

ERP bedeutet Enterprise Resource Planning (übersetzt Steuerung der Ressourcen des Unternehmens) und ein ERP-System hilft Ihnen, eine optimale Planung Ihrer betrieblichen Ressourcen mit Hilfe einer Software abzubilden.

Zu den Ressourcen zählen beispielsweise:

  • Kapital
  • Mitarbeiter
  • Betriebsmittel

welche in vielen Bereichen benötigt werden, wie z.B.:

  • Kunden Management (CRM)
  • Marketing und Vertrieb
  • Angebotserstellung, Auftragsabwicklung, Lieferung und Verrechnung
  • Produktion
  • Komplette Materialwirtschaft inkl. Stammdatenverwaltung
  • Projektmanagement (PM)
  • Leistungserfassung
  • Personalwesen
  • Finanzen / Rechnungwesen
  • Dokumentenmanagement (DMS)
  • Service Management
  • Workflow/Kommunikation

ERP-Systeme übernehmen also die gesamte Ressourcenplanung und sind damit häufig sehr komplexe Software Entwicklungen. Diese Software-Lösungen werden auf die jeweilige Unternehmensgröße und deren Strukturen angepasst. Zum Einsatz kommen hierbei unterschiedlichste Programmiersprachen, Datenbanken und Betriebssysteme.

 

die neuste Generation: ERP II-Systeme

Die neueste ERP-Softwaregeneration läuft unter der Bezeichnung „ERP II-Systeme„. Die innovativen Lösungen zeichnen sich vor allem durch eine serviceorientierte Softwarearchitektur und benutzerorientierte Funktionen aus. Das Wort „Warenwirtschaft“ beinhaltete bereits, dass sich ein Warenwirtschaftssystem mit dem Management von Waren beschäftigt. Dieser Ansatz trifft aber schon lang nicht mehr die Bedürfnisse vieler Branchen. Die Wertschöpfung in vielen Unternehmen findet häufig nicht mehr ausschließlich über den Verkauf von Waren statt. Die Bedeutung von Dienstleistung oder Service wächst. Unternehmen, welche ausschließlich Services anbieten, sind keine Seltenheit mehr. Diese Firmen aus der Dienstleistungsbranche verlangen andere Funktionen von einer Unternehmenssoftware, als ein Warenwirtschaftssystem leisten kann. Eine ERP-Software kann sich heute von diesen Zwängen lösen. So gibt es ERP-Systeme die auch das Management von Projekten, Verträgen und Leistungen integrieren. Ein ERP-System für Dienstleister hat oftmals nur noch wenig mit dem ursprünglichen Ansatz aus der Warenwirtschaft zu tun. Ein ERP-System integriert ebenfalls Kunden und Lieferanten und denkt über das eigene Unternehmen hinaus. Weitere Niederlassungen oder Tochterunternehmen (auch im Ausland) integriert ein solches Gesamtkonstrukt. Supply Chain Management (SCM) und Customer Relationship Management (CRM) sind heute selbstverständlicher Bestandteil moderner ERP-Systeme.

Somit erfasst ein ERP in seinem Funktionsbereich außer der Warenwirtschaft auch Produktion, Finanz- und Rechnungswesen, Controlling, Dokumentenmanagement, Personalwirtschaft, Forschung und Entwicklung, sowie Verkauf, Marketing und CRM-System. Da moderne Unternehmen heute sehr komplex sind, wird das Management bei der Wahrnehmung der Planungs- und Steuerungsaufgabe durch ein computergestütztes ERP-System unterstützt. Gerade im Hinblick auf Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen spielt die Geschwindigkeit, mit welcher Informationen bereitgestellt und abgerufen werden, eine immer wichtigere Rolle. Eine hohe Geschwindigkeit ist durch intelligente Software und eine leistungsfähige Hardware zu erreichen. Wegen ihrer Fähigkeiten, das Unternehmen zeitnah in seiner Gesamtheit abzubilden, sind Enterprise Resource Planning-Systeme aus der heutigen Entscheidungspraxis nicht mehr wegzudenken.

 

ERP faq

Welche Vorteile bietet eine ERP-Software?

Eine integrierte ERP-Software bietet auf Dauer viele Vorteile. Die wichtigsten Argumente für Sie sind:

Eine Verbesserung der organisatorischen Abläufe und Strukturen (Optimierung der Geschäftsprozesse) wird durch sorgfältige Planung Ihres Projektes erreicht.

Die Anpassungsfähigkeit an Unternehmens- und Marktveränderungen kann in einem integrierten System wesentlich schneller stattfinden.

Durch eine gemeinsame Datenbasis entsteht Transparenz. Das gesamte Unternehmen profitiert durch eine ERP-Software von einheitlichen und vollständigen Informationen.

Im gleichen Zug werden Fehlerquellen eliminiert, da beispielsweise Daten nicht mehr doppelt erfasst werden können und auch Rechnungen korrekt erstellt werden.

Das wiederum verbessert die Zusammenarbeit der Mitarbeiter. So können zum Beispiel auch Teams aus unterschiedlichen Niederlassungen problemlos und effektiv an Projekten gemeinsam arbeiten, wenn die Abteilungen mit einer ERP-Software arbeiten.

Auf lange Sicht gesehen motiviert das Ihr gesamtes Team. Und das ist schließlich Ihre wertvollste Ressource.

 

Kostbare Zeit sparen im Unternehmen mit einem integrierten ERP SystemERP faq 1

ERP Systeme helfen dabei, Zeit zu sparen. Im Idealfall sind alle Arbeitsabläufe Ihrer Firma in einer Software-Lösung abgebildet und zwar genau wie Sie es für Ihr Unternehme benötigen – maßgeschneidert quasi. Die Datenpflege muss somit nicht in mehreren Systemen erfolgen.

Einfache Datenpflege in einem System

Rasches Auffinden von Informationen

Automatische Reportings

Einfache Übernahme von Belegen wie Angebote in Aufträge oder Lieferscheine in Rechnungen

Komplette Kommunikation verlinkt mit dem Projekt

Um den langjährigen Vorstandsvorsitzenden der BMW AG, Eberhard von Kuenheim zu zitieren:

“Wettbewerb ist immer mehr und mehr eine Frage richtiger Beherrschbarkeit von Zeit. Nicht die Großen fressen die Kleinen, sondern die Schnellen überholen die Langsamen.“

 

Sicher kennen Sie einige der folgenden Situationen, welche enorme Zeitfresser sein können:

Sie nutzen Excel Tabellen für Ihre Einsatzplanung der verschiedenen Mitarbeiter, was mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden ist.

Angebote werden im Word oder Excel erstellt und müssen dafür immer wieder in die Kundendatenbank oder der Artikeldatenbank springen.

Es werden sehr aufwändig Zahlen und Fakten zusammen getragen für die Erstellung einer Kalkulation / Nachkalkulation.

Die komplette Kommunikation in einem Projekt muss von Hand abgelegt werden und ist nicht automatisch mit dem Fall verknüpft.

Wenn Sie Informationen benötigen von einem abgeschlossenen Auftrag ist der Zeitaufwand für die Suche immens.

Sehr viele wichtige Informationen in Ihrem Unternehmen befinden sich nur im Gedächtnis vereinzelter Mitarbeiter (Knowhow-Träger).

 

Technische Herausforderungen eines ERP-Systems

Zu den technischen Herausforderungen gehört unter anderem die Kompatibilität mit vorhandenen Datenbanken, Betriebssystemen und sonstiger Software, welche genutzt oder erhalten werden sollen. Befindet sich also bereits eine Einkaufssoftware im Einsatz ist, welche das Unternehmen trotz des neuen ERP-Systems weiterverwenden möchte, sollte das ERP-System an den entsprechenden Schnittstellen die vorhandene Einkaufssoftware abfragen können. Mit Blick auf die Zukunftsfähigkeit ist ein weiterer Entscheidungsfaktor, ob sich andere Module wie ein (externes?) CRM-System oder auch eine Dokumentenmanagement-Software in das ERP integrieren lassen, um auf weitere Entwicklungen vorbereitet zu sein.

 

Wie gestaltet sich eine ERP Auswahl?

Die Auswahl eines ERP-Systems ist genauso ein Projekt, wie die spätere Einführung und sollte daher getrennt betrachtet werden.

Zunächst braucht das ERP-Auswahl-Projekt eine eindeutige Zeitplanung. Für Kleinunternehmen und mittelständische Betriebe beläuft sich die Dauer für die Auswahl auf rund drei Monate. Suchen Sie jedoch eine ERP-Software für eine Unternehmensgruppe mit unterschiedlichen Geschäftsfeldern oder internationalen Anforderungen, dann kann die Gesamtlänge des Projektes auf sechs Monate anwachsen.

Wichtig dabei ist, dass Sie einen realistischen Überblick über alle fachlichen Anforderungen und Prozessveränderungen bereits vor Beginn des Auswahl-Projektes haben. Beginnen Sie Ihre ERP-Software-Auswahl erst, wenn in diesem Punkt Klarheit herrscht.

Stellen Sie nun Ihr Projektteam zusammen. Wer soll die wichtigen Auswahlentscheidungen treffen? Achten Sie bei der Auswahl Ihres Teams darauf, dass auch ein durchsetzungsstarkes Mitglied der Geschäftsleitung an Bord ist, der sämtliche Strukturen kennt und der ERP-Software die nötige Zeit und Aufmerksamkeit schenken kann. Zudem sollten alle wichtigen Geschäftsbereiche Ihres Unternehmens mit einem Vertreter im ERP-Auswahlteam besetzt sein.

Jedes Mitglied sollte gut vorbereitet am Kick-off Meeting teilnehmen. Die klare Formulierung der Ziele, welche das Unternehmen mit einer ERP-Software erreichen möchte, sollte Hauptthema des Treffens sein.

Auf Grundlage der klar abgesteckten Ziele wird nun in gemeinsamer Arbeit das Lastenheft erstellt. Erstellen Sie ein Lastenheft mit klar formulierten Zielen für jeden Geschäftsbereich Ihres Unternehmens. Für die Vorauswahl verschicken Sie nun ein Extrakt des ERP-Lastenheftes an die vorausgewählten ERP-Anbieter. Daran erkennen Sie, welcher Anbieter sich ernsthaft mit Ihren Anforderungen auseinandersetzt und ein ehrliches Interesse an einer gemeinsamen Zusammenarbeit hat. Wählen Sie auf dieser Basis Ihre favorisierten Lieferanten einer ERP-Software aus.

Vereinbaren Sie Kurzpräsentationen mit Ihren favorisierten Anbietern und gewinnen Sie damit einen Einblick in Softwareergonomie und Oberfläche – ein wichtiges Kriterium für die spätere Anwenderakzeptanz durch die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen.

Mit den daraus verbleibenden zwei bis drei Anbietern können Sie sich nun intensiver befassen.

In einem mehrtätigen Workshop wird zusammen mit dem endgültigen Anbieter aus dem ERP-Lastenheft ein Pflichtenheft. In diesem werden alle wichtigen und kostenwirksamen Richtlinien erstellt und auch ein gemeinsam verabschiedeter Terminplan erstellt.

Danach werden die entsprechenden Funktionen mit sogenannten Key-Usern in einen Probebetrieb genommen. So wird sowohl dem Anbieter als auch dem Käufer die Möglichkeit gegeben, vor dem Rollout den Ablauf zu testen und Änderungen zuzulassen.

In der Rollout-Phase einer ERP-Software werden alle User mit den entsprechenden Programmen und Berechtigungen ausgestattet, gleichzeitig werden alle Applikationen an die betrieblichen Bedürfnisse angepasst.

Im Anschluss erfolgt die Übernahme der Altdaten aus dem abzulösenden Systemen.

 

Wie erfolgt die Einführung eines ERP-Systems?

Nach der Auswahl eines ERP-Anbieters und der Erstellung eines (vorläufigen) Lastenheftes erfolgt die eigentliche Einführung der ERP-Software. Hier sollte unbedingt die Einführungsmethodik bedacht werden, damit sich die Software anschließend einwandfrei in das Unternehmen einpasst und die eigens definierten Ziele erreicht werden. Hier gibt es verschiedene Vorgehensweisen.

Wasserfallmodell – die klassische Vorgehensweise im Projektmanagement

Die meisten Unternehmen entscheiden sich bei der ERP-Einführung für das klassische Wasserfallmodell. Bei dieser Methode wird rein linear vorgegangen. Eine stringente Strukturordnung, hohe Planungssicherheit und eindeutig festgelegte Verantwortlichkeiten sind ihre Hauptmerkmale. Das Projekt wird in der Regel in Phasen eingeteilt, die separat nacheinander abgearbeitet werden:

  • Anforderungsanalyse
  • Konzeption
  • Implementierung
  • Integrationstests
  • Rollouts

Zu Beginn wird jeder Schritt möglichst genau definiert und dokumentiert. Im weiteren Verlauf des Projekts ergeben sich oft neue Erkenntnisse, so dass die bereits vorhandene Konzeptdokumentation im Nachhinein überarbeitet werden muss. Dies stellt in Sachen Qualität und Disziplin sehr hohe Anforderungen an die Projektplanung und bedeutet am Ende einen erheblich erhöhten Arbeitsaufwand. Da Fehler bei dieser Vorgehensweise jedoch meist erst spät in der Einführungsphase erkannt werden, fließen sie oft überhaupt nicht in die ERP-Lösung mit ein.

Agiles Projektmanagement

Eine Alternative zu der klassischen Vorgehensweise ist die agile ERP-Einführung. Das aus dem Lateinischen stammende Wort „agile“ bedeutet gewandt oder flink und steht somit für Flexibilität und Struktur. Während der Einführungsphase erhält der Kunde einen strukturierten Plan, welcher die gewünschten Ergebnisse sichtbar macht. Transparenz ist jederzeit vorhanden und oberstes Gebot.

Auch bei dieser Einführungsmethode bildet das Lastenheft die Grundlage für die Kommunikation zwischen Auftraggeber und ERP-Anbieter. Es wird im Gegensatz zu der linearen Vorgehensweise jedoch nicht als reines Leistungsverzeichnis verstanden, welches Vorgaben für Dienstleister enthält. Es wird vielmehr gemeinsam ein Gesamtbild der Funktionen und Anforderungen entwickelt, welche die ERP-Lösung am Ende des Tages erfüllen sollte.

Das ERP-Projekt wird nun in kurze Entwicklungszyklen (Phasen / Sprints) eingeteilt. Nach jeder Phase wird ein Test durchlaufen, mit welchem Fehler sofort erkannt und korrigiert werden können. Während dieses Tests wird das Feedback der Anwender aufgenommen und gleichzeitig Verbesserungen am System durchgeführt. Diese Vorgehensweise schafft Vertrauen und ermöglicht dem Anwender, eigene Erfahrungen in sein Produkt mit einzubringen. Wichtiger Baustein im agilen Gebilde ist die frühzeitige Kommunikation der Beteiligten miteinander, um rechtzeitig agieren zu können. Diese Vorgehensweise schafft Vertrauen und ermöglicht dem Anwender, eigene Erfahrungen in sein Produkt mit einzubringen.

Anpassungen und Änderungen sind folglich wesentliche Merkmale der agilen Einführungsmethode frei nach dem früher verpöhnten Motto „trial and error„, welches durch agile Softwareentwicklung weltweit in den letzten Jahren wieder an Ansehen gewann. Im Dialog zwischen Kunde Anbieter wird die Strategie kontinuierlich weiterentwickelt. Eine agile Projektmanagement-Methode bietet daher weit mehr Flexibilität als der traditionelle Ansatz. Das ERP-System erhält so zügig die gewünschten Veränderungen und das Endergebnis wird deutlich verbessert. Flexibilität und Struktur sind mit der agilen ERP-Einführung absolut gegeben.

Unterschiede zwischen Wasserfall- und agiler ERP-Einführung

Daher entscheiden sich immer mehr Unternehmen bei der ERP-Einführung für die agile Einführungsmethodik. Auf den ersten Blick sind sich beide Methoden sehr ähnlich, da sie dem gleichen Ablauf folgen: Konzept, Implementierung, Testphase und Inbetriebnahme. Der große Unterschied ist jedoch, dass sich die Projektphase bei der agilen Einführung als kleinere Version der Gesamtabfolge mehrfach wiederholt. Es findet ein regelmäßiger Austausch und viel Kommunikation zwischen Kunde und Anbieter statt, was zu einem gemeinsamen Lernprozess und einem meist schnelleren Ergebnis führt als mit dem Wasserfallmodell. Zusammen wird sich Schritt für Schritt der ERP-Lösung genähert, die perfekt zu den Zielen und Anforderungen des jeweiligen Unternehmens passt.

 

Praxis-Beispiel agiler Projekteinführung eines unserer Kunden:

Der Kunde berichtet Jahre nach der Einführung mit der ERP Novum, dass er sich aufgrund der geringen Flexibilität großer Anbieter für ERP-Novum entscheiden habe. Warum? Weil wir ihm gezeigt haben, dass wir über den Willen zum Grillen verfügen. Denn was war bisher geschehen? Der Kunde hatte mittlerweile über ein Jahr lang Systeme selektiert, Workshops durchgeführt und über 500 Seiten (keine Seltenheit!) Lastenheft angesammelt. Er hatte zu diesem Zeitpunkt erkannt, dass seine äußerst komplexen Anforderungen und Anpassungen bei großen ERP-Anbietern am Ende über hunderte von Change Requests laufen würden. Diese Zeit hatte der Kunde nicht mehr – er wollte nun endlich auch einmal starten und genau dies hat er dann mit der ERP Novum und einer agilen Projektmethodik auch geschafft. Mit Hilfe kleiner agiler Projektphasen, welche sich im Scrum-Jargon auch Sprints nennen, ging das ERP-Projekt Stück für Stück vorwärts. Kunde, Berater und Entwickler arbeiteten von nun an Hand in Hand, um das hoch gesteckte Ziel gemeinsam zu erreichen. Der Kunde berichtet noch heute aufgeregt von dieser Zeit und ist ein großer Fan unserer Arbeit geworden.

 

Was kostet eine ERP-Software?

Bei den vielen Fragen, mit denen sich Unternehmen bei der Auswahl eines neuen ERP-System konfrontiert sehen, gehört diese bestimmt immer wieder zu den interessantesten: „Was kostet denn so ein ERP-System?“

Häufig werden die anfallenden Kosten über- und auch unterschätzt und eine allgemeine Einschätzung fällt vielen Firmen schwer. Eine einfache und klare Antwort können wir Ihnen hier leider an dieser Stelle auch nicht präsentieren, denn es gibt immer mehrere Faktoren, die den Preis beeinflussen.

Wer Abteilungen mit Hilfe von Software vernetzen, Waren- und Wertefluss vereinheitlichen und häufig auch noch Prozesse im Unternehmen neu- oder umstrukturieren möchte, steht vor einer komplexen Aufgabe. Es bedarf bei einem solchen Mammutprojekt also mehr, als nur der Organisation einiger Softwarelizenzen per Klick.

Die Anschaffung einer neuen ERP-Lösung ist für viele Unternehmen eine große Investition, daher will die Entscheidung gut überlegt sein. Eine ungefähre Vorstellung über die notwendigen Budgets vor dem Start der ERP-Auswahl erscheint sinnvoll. Auch wenn wir direkte Erfahrungen nur aus unseren eigenen ERP-Einführungen haben, so kann man doch generelle Muster bei den ERP-Kosten erkennen, die für den mittelständischen ERP-Markt in seiner Gesamtheit gelten. Diese Erfahrung geben wir jedoch gerne an Sie weiter:

 

Hauptkosten:

Ausschlaggebend für die Hauptkosten eines ERP-Systems sind maßgeblich die User-Anzahl des Unternehmens, sowie der Funktionsumfang des Systems. Daraus erschließen sich zwei Konsequenzen für das Unternehmen:ERP FAQ 6

Eine möglichst genaue Kalkulation und Vorstellung über die User-Anzahl sollte existieren.

Eine zuvor durchgeführte Projektplanung und ein genaues Lastenheft grenzen den Funktionsumfang des ERP-Systems möglichst eng ein, um Sicherheit über die benötigten Einzel-Module zu haben.

Module bedeutet: welche Programmpakete benötigt der Anwender konkret – etwa Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Produktionsplanung- und Steuerung oder CRM? Durch die gemeinsame Abarbeitung des Lastenheftes mit dem Anbieter, sollte eine klare Vorstellung über den benötigten Funktionsumfang des ERP-Systems herrschen. Regeln Sie auch hier genau die Vertragsbedingungen, die entscheiden wann und in welchem Zeitraum Module abbestellt oder hinzugekauft werden können. Zudem muss ermittelt werden, wie viele User innerhalb der Firma auf das System zugreifen sollen. Als Faustformel gilt: zwischen 2000 und 5000 Euro Lizenzkosten pro User.

 

Einführungskosten:

Mit diesem Punkt wird es noch etwas schwieriger, einen Nenner für die ERP-Kosten zu finden, denn die Einführungskosten differieren stark je nach Branche und Komplexität des Unternehmensmodells und Ihrer abzubildenden Prozesse. So können beispielweise automatisierte Intercompany-Verrechnungen oder die Abbildung unterschiedlicher Rechnungslegungsstandards in einer Installation die Einführungsaufwände deutlich nach oben treiben.

Die ERP-Branche gibt die Einführungsaufwände gerne im Verhältnis zu den Softwarekosten an. Ein Verhältnis von 1:1 ist erreichbar, wenn der Anwender über eine eigene fitte und zeitlich auch entlastete IT-Truppe verfügt. Dienstleistungsaufwände mittelständischer Einführungen stehen nach unserer Erfahrung häufig eher im doppelt bis dreifachen Verhältnis zu den Software-Lizenz-Kosten. Der Einsatz eines externen Auswahlberaters treibt die Kosten weiter in die Höhe – um bis zu 50 % der Dienstleistungsaufwände.

Gerade mit der Qualität der beratenden Dienstleistung während der Einführung entscheidet sich oft der spätere Optimierungsgrad des eingeführten ERP-Systems. Dies ist ein häufig auftretender Grund, warum Einführungs- und Betriebskosten in die Höhe schnellen können.

 

Customizing als Faktor der ERP-Kosten:

Sonderwünsche kosten nicht nur bei der PKW-Bestellung mehr. Aber manche Features sind ihr Geld durchaus wert.

Wird ein ERP-System nahe am Standard betrieben, schlägt sich das auch in niedrigeren Gesamtkosten wieder. Eine an zahlreichen Stellen modifizierte Lösung hingegen hat ihren Preis.

Noch teurer allerdings wird eine Standardsoftware, die sich am Ende gar nicht an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen lässt. Hier trifft der alte Handwerkerspruch den Nagel auf den Kopf: wer billig kauf, kauft leider am Ende zweimal…

 

Interne Kosten:

Diese werden im Unternehmen selbst fällig, wenn ein neues ERP-System eingeführt wird. Hierbei handelt es sich um Kosten, die schwer zu greifen sind. Beispielsweise muss bei der ERP-Auswahl und Einführung in der Regel internes Personal vom Tagesgeschäft abgezogen werden, um das anstehende Projekt zu leiten und erfolgreich durchzuführen. Außerdem muss nach Beendigung der System-Einführung zunächst eine umfassende Schulung der zukünftigen User durchgeführt werden, was ebenfalls eine temporäre Reduktion der Produktivität im Unternehmen verursacht. Die durch die Produktivitätssenkung entstehenden Kosten sind einerseits schwer zu kalkulieren, bzw. zu erfassen und werden andererseits natürlich nicht von den ERP-Anbietern in ihren Preisen berücksichtigt. Dadurch wird es schwer die internen Kosten nachzuvollziehen, trotzdem dürfen sie keinesfalls vernachlässigt werden.

Zur Veranschaulichung:

Ein 6-köpfiges Projektteam entscheidet sich für 3 ERP-Anbieter, welche jeweils in einer Ganztags-Präsentation ihr Produkt vorstellen – ein durchaus übliches Szenario – der Zeitaufwand: 6 Mitarbeiter x 8 Std. Arbeitstag x 3 ERP Anbieter = 144 Arbeitsstunden interne Kosten, in welchen sich Ihr Personal nicht im Tagesgeschäft befindet.

So können Sie die internen Kosten für ein neues ERP-System besser kalkulieren:

Holen Sie sich Referenzen ein

Wenn Sie noch am Anfang der ERP-Suche stehen und noch keinen bestimmten Anbieter im Ausblick haben, dann strecken Sie die Fühler aus und holen Sie Erfahrungswerte von anderen Unternehmen derselben oder ähnlicher Branchen ein. Nach Schilderung Ihrer Situation, wird sicherlich der ein oder andere Geschäftsführer an seine damalige, schwierige Situation denken und Ihnen gerne Einblicke in sein Projekt ERP-Einführung geben. So können Sie erste Einschätzungen treffen, wie lange ein ERP-Projekt dauern kann, wie Sie Ihr ERP-Team im Idealfall zusammenstellen und wie lange letztendlich die Schulung und Eingewöhnung Ihrer Mitarbeiter auf ein neues ERP-System dauern wird.

Sprechen Sie mit den ERP-Anbietern über das Thema Schulung und Eingewöhnung der Kollegen

Wenn Sie bereits einen Schritt weiter sind und Sie sich das eine oder andere ERP-System angeschaut haben, sprechen Sie die Anbieter direkt auf die Einführung & Schulungen an. Keiner kann besser abschätzen, wie lange und intensiv eine Schulung und Eingewöhnung an das ERP-System dauern wird, als derjenige der es betreut und vertreibt. In diesem Zuge sollten Sie sich von dem jeweiligen Anbieter Referenzen geben lassen. So können Sie direkt die Erfahrungen zum ERP-System bei anderen Unternehmen einholen.

Versetzen Sie sich in Ihre Mitarbeiter – für den routinierten Umgang mit einem neuen System benötigt man Zeit

Wenn Sie sich schon länger mit dem Thema ERP-System beschäftigen, sind Sie möglicherweise bereits mit vielen Abläufen und Vorgängen der verschiedensten Systeme vertraut. Hierbei kann schnell die nötige Objektivität verschwinden. Viele Anwendungen kommen Ihnen bereits vertraut und plausibel vor, weswegen Sie die Einschulungs- und Eingewöhnungsphase Ihrer Mitarbeiter unterschätzen könnten. Ihre Mitarbeiter werden das neue ERP-System bei der Einführung wahrscheinlich zum ersten Mal sehen und nutzen. Eine Eingewöhnungszeit dauert mitunter länger als Sie zunächst planen. Versuchen Sie daher stets objektiv zu bleiben, oder ziehen Sie stellenweise Mitarbeiter verschiedener Abteilungen zu Rate und lassen Sie sie einen Blick auf die potenziellen Systeme werfen.

 

Externe Kosten:

Diese Faktoren hingegen beziehen sich auf entstehende Kosten, die von den externen ERP-Anbietern ausgelöst werden. Darunter fallen beispielsweise der notwendige Erwerb von Hardware, der Erwerb der User-Lizenzen für z.B. Datenbank-Server, die Datenmigration und die spezifische Anpassung des Systems auf das Unternehmen. Auch hier muss darauf geachtet werden, dass häufig Folgekosten, wie Wartungs- und Supportkosten nicht in der Preisgestaltung der ERP-Anbieter berücksichtigt werden.

Auch hier gilt: Sprechen Sie mit den ERP-Anbietern im Detail über die Kosten und Preisgestaltung. Lassen Sie sich genaue Darstellungen für nachstehende Wartungs- und Supportkosten für das ERP-System geben. Diese sind elementar, wenn Sie Ihr ERP-Projekt auch auf mehrere Jahre hinweg genau budgetieren möchten.

Begleitende Kosten in einem ERP-Projekt

Erstens kommt es anders als und zweitens als man denkt. Bereiten Sie sich als vorausschauender Projektleiter darauf vor – man hat schließlich schon viele rollende Köpfe für überschrittenes Budget gesehen.

Sammeln Sie lieber nach erfolgreicher Implementierung Komplimente für das eingesparte Geld und kalkulieren zwischen 10% und 15% Sicherheitspuffer in das gesamte Projektbudget. Dies muss der ERP-Lieferant ja nicht wissen.

 

ERP FAQ 4Fazit: Gesamtkosten eines ERP Projekts

Die meisten unserer Neueinführungen bewegen sich zwischen 100.000€ und 500.000€. Der Kunde entscheidet letzten Endes, was er benötigt. Unsere Aufgabe ist es, Ihnen ein funktionales und hochmodernes Werkzeug an die Hand zu geben, welches Ihren Ansprüchen gerecht wird. Wir liefern Ihnen dieses Werkzeug, Sie wenden es an und bestimmen den Nutzen, welcher sich für Sie durch Ihre Nutzung ableitet.

Nun ist es an Ihnen den ROI mit uns zu definieren. Denn an dieser Stelle kommt der überraschende Punkt: Obwohl die Implementations- und Anpassungskosten – und damit auch die Projekt-Komplexität immer weiter steigen – signalisieren uns unsere Kunden, dass ein Bestehen im Markt ohne professionelle ERP-Lösung heute ungleich schwieriger wäre.

 

Kauf, Leasing oder Miete? Cloud oder on premises?

Sie können selbst wählen, ob Sie eine ERP-Software auf eigenen Servern betreiben (on premises) oder über das Internet aus der Cloud (Stichwort: SaaS – software as a service) beziehen möchten. Gerade Unternehmen aus dem Mittelstand bekommen mit einem Cloud ERP die attraktive Option, eine moderne und flexible ERP-Software anzuschaffen, ohne dabei hohe Initialkosten tätigen zu müssen.

Eine weitere Möglichkeit ist das Leasing einer ERP-Software. Jedoch müssen wir mit einem Vorurteil aufräumen: Leasing ist nichts für den klammen Unternehmer, der seine Kasse schonen will. Leasing ist ein gutes Mittel um Investitionen zu tätigen und diese über den Ertragswert zu finanzieren.

Weitere Dienstleistungen (Service Hotline, Wartung,…) können mitgeleast werden, sofern es sich um Ihrer Meinung nach notwendige Tätigkeiten handelt, welche für die dauerhafte Nutzung sinnvoll sind.

Die ERP-Software-Miete unterscheidet sich vom Leasing dadurch, dass dem Unternehmen alle Leistungen rund um das ERP zu einem festen, monatlichen Preis angeboten werden.

 

Vorteile und Nachteile von Cloud ERP gegenüber on-premises ERP-Systemen

Cloud ERP, die Nutzung externer Rechenzentren für das eigene ERP System bei Verzicht auf eigene IT-Infrastruktur, liegt seit Jahren im Trend. Hiermit verbunden sind Vorteile auf finanzieller Seite, wie auch Nachteile im Hinblick auf Erweiterbarkeit, Datensicherheit und Zuverlässigkeit.

Vorteile Cloud: Cloud-basierte ERP-Systeme sind in der Regel günstiger zu betreiben als Inhouse-Installationen, da der Aufwand für die Bereitstellung, Wartung und Modernisierung einer eigenen IT-Infrastruktur für diesen Bereich weitgehend entfällt. Die Kosten für IT-Fachpersonal lassen sich ebenfalls reduzieren bzw. sogar ganz einsparen. Auch lässt sich ein Cloud ERP erfahrungsgemäß in kürzerer Zeit einführen, da wenig Anpassung an der Software stattfindet, um individuelle Prozesse abzubilden. Mit einem Cloud System versucht man nah am Software Standard zu bleiben, was ausreichen kann oder auch nicht.

Nachteile Cloud: im Hinblick auf den Betrieb eines ERP-Systems in der Cloud stellt sich natürlich die obligatorische Frage: Wie gestaltet sich die Datensicherheit in der Cloud? Schließlich handelt es sich um sensible Unternehmensdaten, welche in fremde Rechenzentren ausgelagert werden. Diese Rechenzentren befinden sich häufig sogar im Ausland. Ein weiteres Argument ist die Abhängigkeit von der Qualität der Internetverbindung und die hohe Browserauslastung durch Cloud ERP.

Darüber hinaus sind der Funktionsumfang und die Anpassungsfähigkeit an die individuellen Geschäftsprozesse bei Lösungen aus der Cloud nur in seltenen Fällen mit dem klassischer ERP-Software vergleichbar. Oftmals werden lediglich die Kernfunktionalitäten geboten, die auch im KMU-Bereich nur wenigen Firmen eine angemessene Nutzung ermöglichen. Somit will die Entscheidung für Cloud ERP zum jetzigen Zeitpunkt gut überlegt sein, denn ein on premises System ist nach wie vor optimal angepasst an die hausinternen Prozesse des Kunden.

 

Zukunftsfähigkeit der ERP-Software

Mit den verantwortlichen Personen wird gemeinsam diskutiert, wohin sich Unternehmen und Branche in den kommenden Jahren entwickeln werden. Wünscht das Unternehmen beispielsweise zu expandieren oder plant es eine Entwicklung vom Produzenten zum Dienstleister? Die ERP-Software lässt sich dabei im Idealfall flexibel an solche Veränderungen anpassen und wächst mit. Bei der Wahl des Anbieters kann ebenso entscheidend sein, ob auch nach der erfolgreichen Einführung ein ausreichender Support erfolgt und welche fortlaufenden Kosten hierbei wie auch bei Updates entstehen.

 

Wie lange ist die Nutzungsdauer eines ERP-Systems?

Um die Jahrtausendwende herum wurden in vielen Unternehmen ERP-Systeme eingeführt. Aufgrund des Jahr-2000-Problems (y2k), auch bekannt als Millennium-Bug und der Einführung des Euro, nutzten viele Unternehmen die Möglichkeit, ihre alten Systeme durch neue Enterprise Resource Planning Software zu ersetzen. Da die durchschnittliche Nutzung sich bislang auf ungefähr fünfzehn Jahre erstreckte, sind derzeit also viele Unternehmen auf der Suche nach einer zeitgemäßen Alternative.

ERP-Wechselzyklen zeigen an, wie lange Unternehmen an ihren ERP-Systemen festhalten, bevor sie auf neue Lösungen umsteigen. Hierbei sind nicht Release-Wechsel gemeint, sondern Umstiege auf ein komplett neues System. Tendenziell werden die ERP-Wechselzyklen immer kürzer.

Ein wesentlicher Grund für die zunehmende Flexibilität (also die kürzer werdende Bindungsdauer in Jahren an das bisherige ERP System) ist in folgendem Paradigmenwechsel zu suchen: immer mehr Unternehmen entscheiden sich für Cloud-ERP-Lösungen. Im Gegensatz zu On-Premises-Lösungen, die zunächst aufwendig installiert werden müssen, ist Cloud-ERP-Software sofort einsatzbereit. An dieser Stelle findet jedoch wenig Anpassung an Ihre individuellen Prozesse statt.

Weitere Faktoren, welche mittlerweile zur Verkürzung von ERP Wechselzyklen beitragen sind:ERP FAQ 5

erleichterte Datenübernahme für Sie oder den Anbieter durch immer bessere Software

kürzer werdende Einarbeitungszeiten für Sie und Ihre Mitarbeiter

fallende Kosten der Lösungen