Sorgfältigen Vorbereitung bei der Auswahl eines ERP-Systems bedarf einem strukturierten Auswahlprozess. Dazu gehören beispielweise die Erstellung eines Lastenhefts, einer Longlist und einer Shortlist. Eine Longlist nennt man eine erste Auswahlliste, welche eine Übersicht der in Frage kommende ERP-Anbieter enthält.
Longlist für die ERP-Auswahl erstellen:
Die etwa 300 ERP-Anbieter am deutschen Markt decken mit ihren allgemeinen und spezialisierten (Branchen-) Softwarelösungen unterschiedliche Anwendungsfälle ab. Die Auswahl des für Sie geeigneten ERP-Systems beginnt bei der Erstellung des sogenannten Lastenhefts. Danach erfolgt eine grobe Eingrenzung der Anbieter nach dem Ausschlussprinzip. In diesem Schritt recherchieren Sie oder die ERP-Projektleitung und informieren sich über die ins Auge gefassten Lösungen. Projektleitern helfen dabei Vergleichsportale oder auch die Trovarit Zufriedenheitsstudie „ERP in der Praxis“ weiter. Auf diese Art und Weise lassen sich aus vielen Anbietern am Ende einige wenige herausfiltern und auch diejenigen, die von vorneherein gar nicht erst in Frage kommen. Dabei können sich die Verantwortlichen folgende Fragen stellen:
Erfüllt das ERP-System die (funktionalen) Anforderungen (benötigte Schnittstellen,…)?
Werden nicht-funktionale Anforderungen abgedeckt (zuverlässige Uptime,…)?
Welche individuellen Ausschlusskriterien liegen bei Ihnen vor? (integriertes CRM benötigt, CAD-Erfahrung, Branchenerfahrung, Cloud/on premises, Datenspeicherung außerhalb der EU,…)?
Diese erste Auswahl an ERP-Systemen wird nicht detailliert in einer Präsentation überprüft, sondern Sie kontrollieren oberflächlich, welche Anbieter grundsätzlich Ihre Auswahlkriterien erfüllen. Diese Anbieter werden daraufhin in Ihre Longlist aufgenommen.
Shortlist
Aus der Longlist ergibt sich letztlich Ihre Shortlist
Das so mächtige Herzstück des Unternehmens namens ERP-System sorgfältig zu prüfen, beansprucht intern viel Zeit Ihrer vorhandenen Ressourcen. Daher sollte die erste Vorauswahl (Longlist) soweit es möglich erscheint von Ihnen gefiltert werden. Häufig wird an dieser Stelle das Lastenheft an sämtliche Anbieter der Longlist geschickt, um eine erste Einschätzung der Machbarkeit im Software-Standard und für die Aufwände für Programmierung zu erhalten. Ihre Liste der Favoriten lässt sich anhand der Rückmeldungen vermutlich weiter eingrenzen.
Dabei spielt nicht nur der fachliche Inhalt eine Rolle. Sie könnten auch miteinbeziehen, wie lange die Antwortzeit ist, ob die Anforderungen individuell eingeschätzt werden oder ob eine Standardantwort erfolgt. Hat die Rückmeldung einen Mehrwert für die Projektleitung oder dient sie lediglich als Verkaufsgespräch. Mit den verbliebenen Anbietern werden (Präsentations-) Termine vereinbart.
Bei diesen persönlichen Treffen stellt der Anbieter sich und seine ERP-Lösung vor und die Projektleitung kann sich ein Bild von dem Anbieter machen. Die Beteiligten sollen auch zukünftig auf persönlicher Ebene langfristig miteinander arbeiten, daher sind die Menschen hinter dem ERP-System ein wichtiger Faktor. Die Liste wird nach den Präsentationen erneut gekürzt und enthält nur noch diejenigen Anbieter, welche tatsächlich für die Einführung eines ERP-Systems in Frage kommen. Diese gekürzte Liste bezeichnet man nun als die Shortlist. Im Idealfall besteht sie nur noch aus drei bis vier potenziellen Kandidaten. Mit diesen Kandidaten werden Detail-Präsentationen vereinbart, in denen auch kundenspezifisch wichtige Prozesse gezeigt und in der Praxis ausprobiert werden.
