Reisekostenmanagement bezeichnet einen Prozess des Controllings, der sich mit der Erfassung, Steuerung und der Erstattung von Reisekosten und Spesen befasst. Das Ziel ist es, überflüssige Kosten zu vermeiden und den Verwaltungsaufwand durch Vereinheitlichung und Automatisierung zu reduzieren.
Reisekostenmanagement: Reduzierung von unnötigen Verwaltungsaufwänden
Sämtliche Reisekosten können automatisch verbucht und dezentral durch Mitarbeiter angegeben werden. So ist es möglich, aufwendige Belegbuchungen zu automatisieren und Formulare mit einem Knopfdruck für bis zu mehrere Tausend Angestellte zu erstellen. Dies erspart Zeit in der Vorbereitung und in der Bearbeitung und führt zu einer einheitlichen und effizienten Reisekostenbuchhaltung.
Reduzierung der direkten Reisekosten
- Verbesserung der Richtlinieneinhaltung durch automatisiertes Genehmigungsverfahren
- Ggf. Vermeidung unnötiger Reisen, da das Reiseverhalten von Mitarbeitern transparenter für das Management wird
- Sämtliche Transport- und Übernachtungskosten sowie Tages-, Kongress- und Tagungsspesen können durch zentralisierte Vertragsverhandlungen dank gebündelter Einkaufsmacht minimiert werden
Reduzierung der indirekten Reisekosten
- Kosten und Aufwand für die Planung, Abstimmung und Abwicklung einer Reise, notwendige Information und Kommunikation aller Beteiligten werden reduziert
- Die Administration von Vorschüssen, Abrechnungen, Archivierung und Controlling der anfallenden Kosten werden zentralisiert und vereinfacht
- Verringerung der Bearbeitungszeit für Mitarbeiter und Management
- Verringerung der Bearbeitungszeit für Dienstreisende zum Ausfüllen der Reisekostenanträge
- Einfache Genehmigung durch Vorgesetzte per Mausklick
Umfang und Leistung variieren nach Branche und Unternehmensgröße
Je nach Größe des Unternehmens stellt sich oft die Frage, welche Reisekostenlösung sich für ein Unternehmen eignet. Abhängig nach der Branche und Tätigkeitsfeldern können Reisekosten einen großen Teil der Unternehmensausgaben ausmachen. Gerade in den Bereichen Handel und Dienstleistungen ist eine noch stärkere Verbreitung von HR-Lösungen zu erwarten.
