Ein Request for Proposal(RFP) bezeichnet im Softwareauswahlprozess ein Dokument mit inhaltlich bindenden Angaben über Vertragsspezifikationen und weiteren Verhandlungsgegenständen, welche vor der eigentlichen Ausarbeitung des Lizenz- und Servicevertrags bestimmt werden.
Was nützt ein ordentlicher Request for Proposal?
- Unpassende Angebote werden eliminiert.
- Das Software-Problem, bzw. die gewünschte Lösung wird formalisiert.
- Reduzierung der Projektkosten durch modifizierten Kostenvergleich
Request for Proposal Prozess – Schnittstelle zur Auftragsvergabe
Im RFP-Dokument werden spezifische Leistungsanforderungen an potenzielle Hersteller und Anbieter für die gewünschte Software-Lösung herausgestellt. Der Request for Proposal definiert also, was der Kunde bei der Ausschreibung seines Software-Auftrages geliefert bekommen möchte und setzt gleichzeitig Evaluationskriterien um die kommenden Angebote zu bewerten und zu vergleichen.
RFP Beispiel – mögliche Anfragen:
- Funktionale Anforderungen
- Konkrete Service Beschreibungen
- Anforderungen an Prozesse und Schnittstellen
- Vetrags- und Personalaspekte
- Konkrete Aufschlüsselung der anfallenden Kosten
Softwareauswahl-Prozess in 7 Schritten:
- Ermittlung der Evaluationskriterien: Welche Kriterien sind mir bei der Bewertung der Software-Lösungen wichtig und wie stark fallen diese bei der Gesamtbewertung ins Gewicht?
- Anbieter Recherche: Es muss eine Liste an potenziellen Anbietern erstellt werden. Abhängig von der verfügbaren Zeit und der Sorgfalt in der Auswahl, kann diese Auswahl beliebig groß werden.
- Request for Information (RFI): Es werden unverbindliche Preis- und Leistungslisten der ausgewählten Anbieter eingeholt. Offensichtlich unterlegene Anbieter können danach schon im Vorfeld ausgeschlossen werden.
- Verfassen des RFP und Versendung an Anbieter: Hier müssen die detaillierten Anforderungen formuliert werden und an die verbleibenden Anbieter geschickt werden.
- Durchsicht und Bewertung der Vorschläge: Nach Erhalt aller verbindlichen Angebote müssen diese anhand der Evaluationskriterien bewertet und gerankt werden. Hier kann wieder eine Auswahl getroffen werden – die unpassendsten Anbieter werden eliminiert.
- Informationsgespräch mit den Anbietern: Der wichtigste und zeitaufwendigste Schritt ist das Auswahlgespräch mit den verbleibenden Anbietern. Standardisierte Fragen helfen beim Vergleich und sollten darauf abzielen, die passendste Lösung im Standard auf das Problem zu finden.
- Auswahl des Anbieters: An dieser Stelle sollten nur noch einige wenige Anbieter übriggeblieben sein. Hier bieten sich finale Auswahlgespräche mit den einzelnen Anbietern oder spezielle Präsentationen an, die an zukünftige Unternehmensanforderungen angepasst sind.
