XRechnung Zugferd enventa ERP Nissen und Velten

XRechnung ab Oktober 2020 mit eNVenta 4.2.1

XRechnung“ wird Bestandteil des Lieferumfangs für das Release eNVenta Version 4.2.1 sein.
Die Auslieferung des Releases ist für Oktober 2020 geplant.

Dass sukzessive alle Auftraggeber der öffentlichen Hand in Deutschland auf den elektronischen Empfang von Rechnungen, vorzugsweise im Format XRechnung, umstellen, ist bekannt.

 

Elektronische Rechnungen an die Verwaltung
Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 EUR müssen zukünftig in elektronischer Form an öffentliche Auftraggeber übermittelt werden. Dabei besteht die Pflicht zur Annahme elektronischer Rechnungen für Bundesministerien und die Verfassungsorgane bereits seit dem 27.11.2018. Schon Ende 2019 folgten alle übrigen Bundesstellen, danach alle weiteren öffentlichen Auftraggeber, auch auf Landes- und kommunaler Ebene.

Ab dem 27. November 2020 tritt ergänzend für alle Lieferanten an den Bund die Verpflichtung in Kraft, Rechnungen nach bestimmten Formatvorgaben (XRechnung) bei den Bundesbehörden elektronisch einzureichen. Ansonsten werden diese abgelehnt.

 

Wer ist betroffen?
11/2018: Oberste Bundesbehörden
11/2019: Auftraggeber des Bundes
2018-2020: Auftraggeber der Länder
2018-2020: Kommunale Auftraggeber
Die Regelungen auf Länderebene unterscheiden sich dagegen zum Teil erheblich voneinander.

Als Leitorganisation der E-Invoicing-Branche hat es sich der Verband elektronische Rechnung (VeR) zur Aufgabe gemacht, die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsaustausch mit den Behörden für alle Beteiligten – gerade auch für Lieferanten – so gut wie möglich zu unterstützen.

Doch wann genau die entsprechenden Vorschriften greifen, welche Unterschiede es auf Bundes- und Landesebene gibt – und wo zukünftig nur noch mit elektronischen Rechnungen abgerechnet werden kann, hat der VeR für Sie zusammengestellt. Die bereitgestellten Informationen werden fortlaufend aktualisiert.

 

 

Weitere Informationen zur XRechnung:

Was Sie über elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung wissen sollten!
Mit der XRechnung hat die öffentliche Verwaltung in Deutschland einen neuen Standard für elektronische Rechnungen (eRechnungen) geschaffen. Dies wurde nötig, nachdem die Europäische Union im Rahmen ihrer Digitaloffensive alle Mitgliedsstaaten per Richtlinie 2014/55/EU dazu verpflichtete, den Empfang von elektronischen Rechnungsdaten durch die öffentliche Verwaltung sicherzustellen.

Warum? Ganz einfach: Nachdem es sich bei „echten“ elektronischen Rechnungen um strukturierte Datensätze handelt, sollten damit gleich mehrere Probleme angegangen werden. Denn in einem einheitlichen Format bereitgestellte Rechnungsinhalte können nicht nur leichter validiert, sondern auch kosten- und umweltschonend übertragen und schließlich fehlerfrei ausgelesen werden. Arbeitsabläufe wie die Übertragung, Prüfung, Freigabe und Bezahlung von Rechnungen lassen sich damit erheblich verkürzen und optimieren.

Ein Vorteil, der sich sowohl im Ressourcenverbrauch als auch bei den Kosten für die Rechnungsverarbeitung sehr stark bemerkbar machen soll. Für Bund und Länder liegt das geschätzte Einsparpotenzial allein hierzulande bei bis zu 4,5 Milliarden Euro – pro Jahr! Eher pessimistische Schätzungen gehen dagegen von „nur“ 2,5 Milliarden Euro aus, welche sich jedes Jahr mit Hilfe der elektronischen Rechnungsstellung an die Verwaltung einsparen ließen.

Grund genug für die EU und ihre Mitgliedsstaaten, die Digitalisierung ihrer eigenen Rechnungseingangsprozesse voranzutreiben.

Was hatte dies zur Folge? Bereits seit 18. April 2020 müssen alle öffentlichen Auftraggeber elektronische Eingangsrechnungen in einem Format, welches den EU-Vorgaben entspricht, empfangen (und eigentlich auch elektronisch weiterverarbeiten) können. In Deutschland wurde für diesen Zweck das Format XRechnung entwickelt. Hierbei handelt es sich um eine sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS) der ebenfalls von der EU vorgegebenen E-Rechnungsnorm EN 16931. Anders ausgedrückt: Die XRechnung ist die deutsche Variante der E-Rechnung für die Verwaltung.

Ebenso kompatibel mit den EU-Vorgaben ist übrigens auch das (hierzulande schon etwas bekanntere) ZUGFeRD-Format in seiner aktuellen Version ZUGFeRD 2.0.

Bleibt noch die Frage: Wer erstellt die elektronischen Rechnungen, die sich die öffentliche Verwaltung wünscht? Und wie finden die Rechnungsdatensätze in XRechnung, ZUGFeRD & Co. ihren Weg zum jeweiligen Rechnungsempfänger in der öffentlichen Verwaltung oder öffentlichen Unternehmen in Bund, Ländern und Gemeinden?

Dies funktioniert so:

 

XRechnungen an den Bund: 
Elektronische Rechnungen können über verschiedene Wege an die Rechnungsempfänger bei der öffentlichen Hand übertragen werden. Der Bund hat dafür eine zentrale Stelle im Internet eingerichtet, den sogenannten Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE). Diesen erreichen Sie über https://xrechnung.bund.de/. Bevor man den ZRE jedoch zur Rechnungsübermittlung an seine eigenen Auftraggeber aus dem öffentlichen Sektor nutzen kann, muss eine einmalige Registrierung getätigt werden. Außerdem benötigen Sie die sogenannte Leitweg-ID Ihres Auftraggebers. Diese erhalten Sie zukünftig bei Neuaufträgen automatisch. Sie können diese ID auch jederzeit gesondert erfragen.

 

Ist die Registrierung beim ZRE erfolgt, verfügen Sie gleich über mehrere Möglichkeiten, Ihre Rechnungsdaten zu übermitteln:

1) E-Rechnung per E-Mail
2) Eingabe der Rechnungsdaten und/oder Upload selbst generierter XRechnungen per Webformular
3) Webservice über PEPPOL

Geplant ist zudem die Übermittlung von selbst erstellten XRechnungen mittels De-Mail. Des weiteren ermöglichen immer mehr Softwareentwickler und Dienstleister, direkt aus dem eigenen ERP-System heraus (z.B. mit eNVenta ERP) die elektronische Rechnung als XRechnung oder in einem anderen gewünschten E-Rechnungsstandard zu verschicken.

 

XRechnungen an Kommunen, öffentliche Unternehmen und andere Empfänger auf Landes- und kommunaler Ebene senden:
Grundsätzlich sollte auch dies seit dem 18. April 2020 kein Problem (mehr) sein. In der Realität dürfte es aber wohl ein wenig länger dauern, bis wirklich auch der letzte öffentliche Auftraggeber in der Lage sein wird, „echte“ elektronische Rechnungen zu empfangen und digital weiterzuverarbeiten.

Dass sich die Umstellung auf den digitalen Rechnungseingang in den Ländern nicht ganz so „homogen“ wie auf Bundesebene gestaltet, liegt in der föderalen Natur der Sache. Denn in der Bundesrepublik Deutschland ist es für gewöhnlich Aufgabe der einzelnen Bundesländer, europäische Vorgaben in geltendes Landesrecht zu überführen.

Die Folge: Auch bei der elektronischen Rechnungsstellung an die Verwaltung hatten Bundesorgane, Bundesministerien und die sonstigen Bundesbehörden zeitlich die Nase vorn. Es musste zunächst nur ein entsprechendes E-Rechnungs-Gesetz (ERechG) verabschiedet und eine E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) erlassen werden, durch welche sowohl Ausgestaltung als auch Umfang und Zeitplan für die E-Rechnung an den Bund festgelegt wurden. Danach galt es, für alle Rechnungsempfänger des Bundes eine gemeinsame Lösung (in Form des ZRE) zu finden, zu implementieren und mit allen Rechnungsempfängern zu verbinden.

Auf Landesebene mussten (wie immer) 16 Einzelgesetze und Verordnungen auf Basis der EU-Richtlinie und der europäischen Norm entworfen, optimiert und erlassen werden. Kein Wunder, dass dies nicht überall gleich schnell und mit identischem Ergebnis erfolgte. Das Resultat liegt vor in zahlreichen unterschiedlichen Vorgaben, Schwellenwerten und technischen Ansätzen je nach Bundesland auf unterschiedliche Art und Weise umgesetzt.

 

XRechnungen an die Verwaltung (Bund) stellen:
Eine gute Nachricht vorweg: den grundsätzlichen Zwang, dass Rechnungen nur noch elektronisch und in einem EU-konformen Format an öffentliche Auftraggeber zu übermitteln sind, gibt es nicht.

Allerdings gilt, wer Bundesbehörden, Verfassungsorgane, ein Ministerium oder einen anderen Rechnungsempfänger auf Bundesebene weiterhin als Kunden wünscht, sollte tatsächlich schon sehr bald in der Lage sein, die geforderten E-Rechnungen zu stellen. Oder noch genauer: Ab dem 27. November 2020 dürfen Auftraggeber des Bundes keine Rechnungen mehr annehmen, welche nicht den europäischen Vorgaben entsprechen. Einfache PDF-Rechnungen oder Rechnungen auf Papier werden dann zurückgewiesen und nicht mehr bezahlt.

 

Ausnahmen (auf Bundesebene):
1)
Nach Maßgabe des § 3 Absatz 3 der E-Rechnungsverordnung des Bundes sind Rechnungen nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einer Höhe von 1.000 Euro von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen.
2)
Gleiches gilt nach § 8 E-Rech-VO außerdem für geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten aus Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland.
3)
Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.

 

XRechnungen an die Verwaltung (Land) stellen:
Auf Landesebene gibt es dagegen zwar (noch) so gut wie keine Verpflichtung zur E-Rechnung an die Verwaltung. Die nahezu unüberschaubare Zahl an unterschiedlichen Detailvorgaben, Portalen, Übertragungswegen und Schwellenwerten erschwert die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung und öffentliche Unternehmen erheblich. Ist man als Lieferant oder Dienstleister der öffentlichen Hand für mehrere Rechnungsempfänger in verschiedenen Ländern, Gemeinden oder Regionen tätig, wünscht man sich vermutlich an mancher Stelle häufig bundeseinheitliche Regelungen.

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