eNVenta ERP Zugferd

ZUGFeRD für eNVenta ERP​

Was ist ZUGFeRD?

Hochrechnungen zeigen, dass in der deutschen Wirtschaft und Verwaltung bei einem flächendeckenden Umstieg von der papierbasierten zur elektronischen Rechnung viele Milliarden Euro pro Jahr eingespart werden könnten.

Eine wichtige Voraussetzung für die Akzeptanz des elektronischen Rechnungsverkehrs ist ein einheitliches Datenformat wie ZUGFeRD.

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist ein elektronisches Rechnungsdatenformat für den Austausch von Rechnungen. ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt, erfreut sich also breiter Unterstützung. Es ist nicht nur EU-weit, sondern auch international kompatibel und für jeden frei zugänglich. Das Datenmodell in der Version 2.0 wird allen interessierten Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung gestellt (siehe hier).

Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Das heißt, der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments, welches die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück der Rechnung (XML) innerhalb des PDF mitversandt, so dass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die strukturierten Rechnungsdaten – nach Implementierung in das unternehmensspezifische Softwaresystem – problemlos möglich ist. ZUGFeRD ermöglicht die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung.

enventa ERP dokumentenmanagement

Vorteile durch ZUGFeRD

  • Branchenunabhängiger, internationaler Standard
  • ZUGFeRD Rechnungen sind durchsuchbar und entsprechen allen gesetzlichen Anforderungen zur Revisionssicherheit (PDF/A-3 Format dient als Format zur Langzeitarchivierung)
  • Im Gegensatz zu bisherigen Verfahren, ist weder ein eigenes technisches Protokoll zur Übermittlung vorgeschrieben, noch ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen beiden Parteien nötig.
  • Rechnungen lassen sich auf diversem elektronischen Weg (E-Mail, Download etc.) austauschen
  • Zahlungsabläufe lassen sich automatisieren und vereinfachen, während Fehler durch die manuelle Daten- und Belegerfassung wegfallen
  • Besitzt das ERP System eine Einlese-Möglichkeit für die XML-Datei oder wird die Integrationsplattform eines Drittanbieters verwendet, können ebenfalls Eingangsrechnungen schneller bearbeitet werden – bis hin zur Blindverbuchung

Wann wird ZUGFeRD für eNVenta ERP erhältlich sein?

Die ersten Pilotkunden setzen eNVenta mit ZUGFeRD bereits erfolgreich ein und haben problemlos hunderte von E-Rechnungen verschickt. „ZUGFeRD“ ist seit der eNVenta Version 4.2 seit Dezember 2019 verfügbar, denn ab 2020 fordern öffentliche Auftraggeber für den elektronischen Rechnungsaustausch den ZUGFeRD-Standard

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Erste Erfahrungen aus der Praxis

Setzen Unternehmen das ZUGFeRD-Datenmodell auf der Rechnungsausgangsseite ein, sparen sie durch den Einsatz des Datenformats verbunden mit einer Prozessoptimierung durchschnittlich zehn Euro je Rechnung. Damit werden die Kosten um 60 Prozent reduziert. Darüber hinaus werden Rechnungen im Mittel 5,3 Tage früher bezahlt als sonst. Dabei ist die Akzeptanz auf der Kundenseite hoch, insbesondere Neukunden akzeptieren elektronische Rechnungen zu fast 100 Prozent.

Auf der Eingangsseite lassen sich Kosten mindestens in gleicher Höhe wie beim Rechnungsausgang sparen. Erste Messungen liegen im Bereich zwischen zwei und 25 Euro; eine deutliche Häufung liegt zwischen zehn und 15 Euro. Die Bandbreite erklärt sich durch die bisherige Verarbeitungstiefe des Rechnungseingangs etwa durch Digitalisierung mit OCR.

Weitere interessante Fragen und Antworten:
https://www.d-velop.de/blog/compliance/zugferd-7-fragen-die-jedes-unternehmen-beantworten-koennen-muss/

Was wird ZUGFeRD für eNVenta ERP kosten?

Die Lizenzkosten für das eNVenta Modul ZUGFeRD liegen bei 1.500 Euro, zzgl. etwa einem Tag Consulting unsererseits.

Auf der Eingangsseite lassen sich Kosten mindestens in gleicher Höhe wie beim Rechnungsausgang sparen. Erste Messungen liegen im Bereich zwischen zwei und 25 Euro; eine deutliche Häufung liegt zwischen zehn und 15 Euro. Die Bandbreite erklärt sich durch die bisherige Verarbeitungstiefe des Rechnungseingangs etwa durch Digitalisierung mit OCR.

Weitere interessante Fragen und Antworten:
https://www.d-velop.de/blog/compliance/zugferd-7-fragen-die-jedes-unternehmen-beantworten-koennen-muss/

Quellen

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Dominik Denny
Vertrieb & Marketing