ERP Mittelstand | der Beitrag eines ERP zur Digitalisierung

ERP Mittelstand – ganzheitliche Digitalisierung durch Nutzung eines ERP

Digitalisierung oder auch die Digitale-Transformation genannt sind die großen Schlagworte der letzten Jahre im Mittelstand. Sämtliche IT-Projekte können mühelos hier subsumiert werden. Digitalisierung wird im Mittelstand immer wichtiger und auch politisch wird auf vielen Wegen der Digitalisierung des Mittelstands mit Förder-Maßnahmen unter die Arme gegriffen. Neue Geschäftsmodelle, globale Märkte und viele weiteren Faktoren bieten heute ungeahnte Chancen, die Umsätze zu erhöhen, die Kosten zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Erfolgreiche Digitalisierung erfordert auch eine Grundoffenheit für neue Themen und Flexibilität im eigenen Denken und Handeln und häufig damit dann einhergehend auch Vertrauen und Investitionen in neue, innovative Technologien.

Unternehmen im Mittelstand stehen außerdem durch Digitalisierung und Industrie 4.0 vor großen Herausforderungen, um weiterhin konkurrenzfähig zu bleiben: verändertes Kommunikationsverhalten, neue Strukturen und Arbeitsformen oder auch KI/AI und damit einhergehend die Verarbeitung großer Datenmengen (BI = Business Intelligence). Digitalisierung bietet die große Chance, das Potential innerbetrieblicher Prozesse von Grund auf neu aufzubauen, neu zu vernetzen und so die Effizienz erheblich zu steigern. Verschiedene Studien zeigen, dass gerade KMUs durch den Einsatz innovativer Lösungen und verbesserter IT-Strukturen mit wenig Aufwand sehr große Fortschritte erzielen können. Ein flexibles ERP bietet dem Mittelstand hier alle Möglichkeiten.

Die Digitalisierung stellt bestehende Geschäftsmodelle auf den Kopf und definiert die Wertschöpfungsketten neu. Wer in diesem Umfeld im Mittelstand bestehen möchte, sollte flexibel sein und seine vorhandenen Strukturen überdenken. Das moderne und flexible ERP System für den Mittelstand stellt das Herzstück aller IT-Systeme im Rahmen der Digitalisierung dar. Hier laufen die Fäden zusammen. Flexibilität ist die oberste Maxime, um über Schnittstellen vorhandene und gesetzte Systeme zu integrieren und die Insellösungen ins große Gesamtsystem einzufügen. All dies muss ein modernes ERP dem Mittelstand heute bieten.

Wieso braucht man ein ERP im Mittelstand?

Das ERP-System gilt heute häufig als der große Heilsbringer für alles. Egal ob bei krankenden oder gesunden Unternehmen. Mit ERP wird alles besser – denkt man. Eine Software wird installiert, schnell mal die Prozesse optimiert und schon steigen die Umsätze wieder an, weil man ja besser organisiert und optimiert ist und jetzt natürlich effizienter arbeiten kann. Das dem in IT-Projekten nicht sofort so ist, wissen viele kleine bis große Unternehmen jeglicher Branchen, die Softwareprojekte – nicht nur ERP Projekte – erfolgreich in den Sand gesetzt haben bzw. sich an einer Implementierung versucht haben. Aufgrund der Komplexität von IT-Projekten jedoch auf diese zu verzichten scheint nicht die korrekte Option zu sein, da sich andernfalls die eigene Wettbewerbsfähigkeit schnell verabschiedet. Wie kann man nun als Mittelstand einer Implementierung begegnen? Was gilt es am Ende zu beachten und welche Strategien helfen, um das ERP-Projekt als Mittelständler zu einem Erfolgsprojekt werden zu lassen? Finden Sie viele Fragen zu diesen Themen beantwortet in unseren ERP-FAQ.

Wieso, weshalb und warum ein ERP für den Mittelstand heutzutage unabdingbar ist, versuchen wir Ihnen in den folgenden Absätzen zu beantworten.

Grundsätzlich kann mittlerweile jedes Unternehmen, egal ob klein, mittelständisch oder groß, in eine ERP-Software investieren und durch den Einsatz einer modernen Unternehmenssoftware profitieren. Sei es als erste Anschaffung eines Standard-Baukasten-Cloud ERP im Mittelstand bei einem kleinen Unternehmen, welches sich nach Jahren nicht mehr mit Excel und sonstigen Insellösungen zufrieden geben möchte, aber die Kosten der Prozess-Anpassung und damit verbundenen Sonderprogrammierungen scheut – als auch beim 150 Jahre alten Unternehmen im Mittelstand, welches in fünfter Generation finanziell gut aufgestellt ist, aber mittlerweile veraltete IT-Systeme und viele Insellösungen verwendet. Jedes Töpfchen im Mittelstand wird sein ERP-Deckelchen finden – davon können Sie ausgehen. Der Markt an ERP Anbietern für den Mittelstand  ist in Deutschland über 200 Systeme groß. Anbieter mit Branchenspezialisierungen, wie auch ohne selbige existieren nebeneinander und teilen sich den Markt untereinander. Der Konkurrenzdruck in allen Branchen im Mittelstand zwingt KMU dazu, ERP-Systeme einzuführen. Man muss mit den Wettbewerbern technisch gleichauf sein oder sich durch spezielle maßgeschneiderte und angepasste Prozesse durch das ERP sogar Wettbewerbsvorteile verschaffen. Leistungsfähige ERP-Lösungen können den Mittelstand heute hervorragend dabei unterstützen, Geschäftsprozesse zu automatisieren und flexibel auf aktuelle Anforderungen des Marktes, der Weltwirtschaft, technologischer Entwicklungen oder durch die Konkurrenz getrieben im Bereich ERP zu reagieren. Sie steigern zudem mit der Investition in ein modernes ERP als Mittelständler die Produktivität Ihres Unternehmens, verringern Fehlmengen und erhöhen die Effizienz, so dass die Kosten sich nach wenigen Jahren mit Hilfe eines guten ERP-Partners amortisiert haben werden.

Großkonzern vs. Mittelstand

Martkanteile der Anbieter für ERP im Mittelstand

Die Namen der großen Anbieter hat vermutlich jeder schon einmal gehört: SAP, Microsoft, Sage, Infor, Oracle. Diese großen Player machen bereits 50-60% aller ERP-Umsätze in Deutschland aber auch der Welt aus. Die restlichen 40% reichen immer noch für mehr als 200 ERP-Anbieter in Deutschland aus, um den deutschen Mittelstand mit wirklich hervorragenden ERP-Lösungen zu versorgen. Wer also im Mittelstand auf der Suche nach Alternativen zu SAP ist, hat die Qual der Wahl. Die mehr als 200 Anbieter und Lösungen buhlen um die Gunst insbesondere der mittelständischen und kleineren Unternehmen. Zwei Fakten stellen sich jedoch schnell als gesetzt heraus: Die großen Anbieter sprengen meistens  deutlich das Budget und die Menge an alternativen ERP-Anbietern für den Mittelstand kann einen bei der Auswahl überfordern. Hier kommen dann häufig externe ERP Berater ins Spiel, welche mit Unternehmen die IST und SOLL Prozesse analysieren, Gap-Analysen erstellen und so am Ende bei der ERP-Anbieter Auswahl helfen. Während SAP bei Großkonzernen eindeutiger Marktführer bleibt, bieten Anbieter wie Microsoft sowie zahlreiche mittelständische Softwarehäuser interessante und kostengünstigere Alternativen.

Marktführer bei Großunternehmen und Konzernen – aber nicht als ERP im Mittelstand

Seit vielen Jahren steht SAP als weltweiter Marktführer für Business Software oben auf den Ranglisten. Das in Walldorf (Nähe Heidelberg) ansässige Unternehmen entwickelt bereits seit 1972 betriebswirtschaftliche Lösungen und konnte mit SAP R/2 und SAP R/3 in den 80er und 90er Jahren ein raketenmäßiges Wachstum hinlegen und setzt seitdem weltweit die Maßstäbe für leistungsfähige ERP-Systeme.

Gerade große Unternehmen und weltweit tätige Konzerne setzen daher auf die Möglichkeiten, welche SAP mit seinen angeschlossenen Partnern und deren Sonderlösungen bietet. Komplexe Konzernstrukturen und deren Prozesse werden aufwändig abgebildet und gesteuert. Daher setzen fast alle DAX-Konzerne SAP ein. SAP wuchs seit den 90er Jahren zum profitabelsten und wertvollsten deutschen Unternehmen im DAX heran und ist dies bis heute geblieben.

SAP als ERP im Mittelstand zu teuer und zu kompliziert

Die meisten Unternehmen im Mittelstand schockt SAP jedoch vor allem mit seinen Preisen, insbesondere wenn es an Sonderanpassungen der Software in bestimmten Prozessen geht. Hier ufern die Programmierkosten schnell ins unermessliche aus. Die Marktführerschaft lässt bei SAP in Form von Lizenz- und Wartungskosten die Gewinne seit Jahren sprudeln. Mit den neuen Cloudlösungen ist man des weiteren für die Zukunft gut gerüstet. Hinzu kommen bei ERP Projekten in der Regel hohe Aufwände bei Implementierung und Customizing, wo schneller als gedacht der Anteil 2 oder 3 im Vergleich zu den Lizenzen erreicht werden kann.

Nicht nur die immensen Anschaffungskosten sprechen beim Mittelstand häufig gegen SAP, sondern auch die enorme Komplexität der Lösung. Die über viele Jahrzehnte weiter entwickelten Lösungen sind zweifelsohne sehr mächtig, deshalb bedarf es aber auch einem hohen Schulungsaufwand auf Seiten der User. Eine Menge Funktionalitäten der Großkonzerne sind außerdem für ein ERP im Mittelstand absolut überflüssig.

Deshalb sucht der Mittelstand nach Alternativen

Die enormen Kosten und die extreme Komplexität geben für viele Unternehmen den Ausschlag, sich am Markt nach Alternativen zu SAP umzuschauen. Hier wartet eine gute Nachricht auf den Mittelstand: Angebote für ERP im Mittelstand mit Spezialpaketen oder Branchenspezialisierungen existieren in Deutschland viele – um genau zu sein etwa 200-300 – Tendenz sinkend, da regelmäßig Lösungen nicht weiter entwickelt werden, dadurch dauerhaft dem technologischen Fortschritt nicht standhalten können und letztlich vom Markt verschwinden. Viele Softwareanbieter punkten mit speziellem Branchen-Know-how und hoher Anpassbarkeit an die Bedürfnisse des Mittelstands bei Ihrem ERP-System .

So erkennen Sie ein gutes ERP für den Mittelstand

Ist das ERP zukunftsfähig für Sie als Mittelständler?

Ein ERP für den Mittelstand sollte für die Zukunft gerüstet sein. Was genau heißt das für Sie? Das System sollte auf technologischen Komponenten aufsetzen, welche in den kommenden Jahren weiterhin entwicklungsfähig bleiben.

Dies beinhaltet z.B. die Verwendung aktueller und gängiger Datenbanken, eine moderne Entwicklungsumgebung / Programmiersprache und auch die grafische Ausgabe des Systems sollte auf den neu am Markt erscheinenden Geräten (z.B. neue mobile devices / Scanner) möglich sein.

Wie wird das Thema Datensicherheit behandelt, wenn Sie einen Anbieter mit Cloud Lösung ins Auge fassen oder die Außendienst Kollegen von unterwegs auf das ERP zugreifen werden?

Wie wird die Nutzung von KI/AI und BI für Sie als Mittelständler abgebildet? Der Handel über moderne Marktplätze und Plattformen ermöglicht großartige Möglichkeiten für den Einsatz von KI und BI. Auswertung der gesammelten Daten und Kundenverhalten zwecks Umsatz- und Ertragssteigerung erhalten in modern aufgestellten ERP für den Mittelstand Einzug.

Schauen Sie sich im Rahmen der Auswahl des richtigen ERP-Anbieters unbedingt an, wie sich der Anbieter, seine Ausrichtung und sein ERP in den letzten Jahren entwickelt haben.

Wie oft gab es neue Versionen des ERP? Gibt es regelmäßige Releases und was beinhalteten diese?

Identifizieren Sie auch die Bereiche, welche für Ihr Unternehmen am Kritischsten sind für den Unternehmenserfolg und fokussieren Sie sich bei der ERP Anbietersuche darauf.  Ein gutes ERP-System für den Mittelstand sollte Ihnen und Ihrer IT –Abteilung  geeignete Customizing Möglichkeiten an die Hand geben, um ohne erneuten großen Aufwand und hohe Kosten durch den  ERP-Partner die eigenen Prozesse von Ihren IT-Fachleuten bei Ihnen vor Ort zeitnah und ohne Change-Requests zu optimieren.

Von Insellösungen und Schnittstellen

Die Schnittstellenthematik ist bei der unglaublichen Anzahl an Software-Insellösungen immer wieder ein extrem wichtiges Thema bei ERP im Mittelstand.  Warum? Kleine und mittelständische Unternehmen greifen zu Beginn regelmäßig auf sogenannte Insellösungen zurück. Bis zu einem gewissen Punkt können Sie im Mittelstand mit Excel-Tabellen arbeiten und Prozesse innerhalb von Insellösungen abbilden. Man wählt im Laufe des Wachstums für die aufploppenden Herausforderungen regelmäßig Einzelprogramme als Lösung, welche jeweils ein Thema innerhalb der Organisation beinhalten. Diese Themen sind dann zum Beispiel jeweils eine über die Jahre angeschaffte separate Lösung für Warenwirtschaft, Buchhaltung, Dokumentenmanagement-System und auch ein CRM für den Vertrieb.

Jede Softwarelösung arbeitet ohne gegenseitigen Austausch von Daten für sich. Und genau dies wird dauerhaft zum Problem!

Wieso das? Dazu einige Beispiele: an diesen Schnittstellen entsteht auf Dauer unnötige Arbeit, denn in der häufig ausgelagerten, externen Buchhaltung sind dieselben Daten notwendig, mit denen auch das Warenwirtschaftssystem gefüttert wurde. Und der Inhalt des CRM für den Vertrieb könnte in Marketing oder Produktentwicklung ebenso hilfreich sein, oder? Die Produkt-Daten (Preise, Bestände, Varianten,…) des separat eingeführten PIM müssen täglich in den neu angeschafften Webshop eingepflegt werden, weil die Schnittstelle zum automatischen Austausch zwischen PIM und Webshop fehlt.

Sie sind hoffentlich überzeugt, dass ein Unternehmen ab einer gewissen Größe komplexere Lösungen benötigt. Die Struktur der IT-Landschaft muss konsolidiert werden. Denn gerade im Mittelstand findet oft eine schnelle Entwicklung bezüglich betrieblicher Ressourcen statt und entsprechend flexibel müssen Sie mit Ihrem ERP und den Modulen handlungsfähig sein und dies auch bleiben. Die IT-Abteilung im Mittelstand steht deshalb  häufig vor großen Aufgaben, um die sie nicht zu beneiden ist.

Zukünftige Ansprechpartner (Berater / Entwickler)  für Ihr Projekt kennen lernen

Sie arbeiten mit dem Team Ihres neuen ERP-Partners für die nächsten Jahre eng zusammen. Studien belegen, dass die Investition in eine ERP-Software Sie für etwa die nächsten zehn Jahre aneinander binden wird. Teilweise arbeiten Unternehmen im Mittelstand 15 bis 20 Jahre mit der gleichen Software, auch weil sie den Aufwand eines Neuprojektes scheuen, denn die Einführung eines neuen ERP im Mittelstand gleicht einer OP am offenen Herzen. Führen Sie dies bitte nicht allzu oft durch und versuchen Sie deshalb unbedingt im Vorfeld Ihren Partner und möglichst auch das Team dahinter kennenzulernen.

Insbesondere kommt es bei der Auswahl des zukünftigen Partners auf die weichen Faktoren an. Achten Sie auf die ausgesprochene Empfehlungen des Geschäftsführer-Kollegen beim Verbandstreffen, aber auch auf das Bauchgefühl der beteiligten Menschen untereinander bei den Präsentationen. Versteht der Anbieter den Kunden, seinen Markt und generell die Bedürfnisse des Mittelstands oder versteht er den Kunden nicht? Unserer Erfahrung nach erweisen sich diese weichen Faktoren regelmäßig als die wichtigeren Indikatoren, als die reinen Fakten eines Software Vergleich in einer Excel Tabelle mit 700 Zeilen. Für diese intuitiven Dinge bekommen Sie sofort ein Gefühl, wenn Sie sich mit 3 oder 5 Anbietern ausgetauscht haben. Das Bauchgefühl täuscht selten.

Auch wenn wir in einer verwissenschaftlichten und analytischen Welt glauben, alles beherrschen, messen und in Excel Tabellen dokumentieren zu können, am Ende sind es immer noch die Menschen, welche miteinander arbeiten.

Finden Sie Antworten auf viele weitere Fragen zur ERP-Auswahl im Mittelstand in unserem großem ERP-FAQ

Über 50 Unternehmen des Mittelstands liegen goldrichtig, dass Sie uns und eNVenta ERP seit Jahren vertrauen.

Erfahren Sie hier aus Kundensicht, weshalb unsere Kunden mit einem ERP aus dem Mittelstand für den Mittelstand so zufrieden mit uns, unserer Arbeit und eNVenta ERP sind. Lesen Sie die ausführlichen Anwender-Berichte oder hören Sie sich auch die authentischen Kundenstimmen von Geschäftsführern und IT-Leitern aus dem deutschen Mittelstand an.